Road Map to Close O mapa do tesouro do Outbound
Gestão

Roadmap To Close e a sua importância para manter a previsibilidade

Empresas que trabalham com um processo de outbound sabem a importância da previsibilidade de receita.

O próprio Aaron Ross fala muito sobre isso no Predictable Revenue e foi aí que ficamos obcecados com a ideia de manter uma previsibilidade no processo.

Imagina você conseguir prever o que vai acontecer? Não seria incrível?

Claro que com a previsibilidade em outbound você não consegue adivinhar tudo o que vai acontecer, mas já enxerga grandes benefícios como:

  • Validação do seu Product Market Fit: se você tem um volume constante de resultados significa que você conseguiu acertar o seu mercado e tracionar o seu produto;
  • Alinhamento de metas e expectativas: se você consegue prever alguns resultados a partir de alguns número que já possui, você consegue definir as metas para o próximo mês;
  • Discurso para investidores: você consegue mostrar para seus investidores que o dinheiro investido está gerando resultados.

Se você é vendedor há algum tempo, a chance do seu gestor ter feito uma reunião de pipeline com você exigindo as datas de fechamento dos negócios mais quentes é grande.

Quantas vezes você deu uma resposta com 100% de certeza para essa pergunta?

Uma resposta errada aqui pode afetar diretamente o setor financeiro e o setor de produtos da sua empresa, além de causar um certo estranhamento nos investidores.

Errar para baixo é um grande problema, mas errar para cima também é. E se a sua empresa não consegue atender aquele cliente que acabou de fechar porque outros tantos fecharam esse mês?

O que é o roadmap to close?

O roadmap to close é uma ferramenta que guia o vendedor nas suas atividades até o fechamento do negócio por parte do lead.

Se você quer que o lead assine o contrato até certa data, você deve ajustar todas as atividades, tanto da parte do lead quanto da sua parte, para que o fechamento ocorra naquela data.

Foi pensando em facilitar esse processo para que você consiga mapear com assertividade todas as atividades até o fechamento que criamos a nossa planilha de Roadmap To Close.

roadmap to close planilha gratuita

O objetivo aqui é desmembrar todas as ações necessárias, as datas previstas para a conclusão daquelas ações, os responsáveis e medir o nível de comprometimento com a solução do lead.

Para isso, separamos a planilha em colunas e vamos explicar cada uma delas agora!

Coluna 1: Ação

Nessa coluna você lista todas as ações que, dependendo da complexidade do processo de decisão do lead, serão necessárias para garantir o fechamento.

Normalmente, em um processo de outbound, são essas as etapas:

  • Demonstração da solução: o closer demonstra a solução para o lead, sempre focado no cenário do lead ao invés de focar o produto;
  • Envio da proposta: após apresentar a solução, se o lead aceitar recebê-la, o closer envia o documento de proposta para o lead;
  • Análise da proposta: geralmente o lead analisa a proposta antes de aceitá-la, podendo envolver o setor financeiro ou jurídico;
  • Follow up de fechamento: o closer faz follow ups com o lead em busca da resposta sobre a proposta e, se necessário, inclui o lead em um fluxo de fechamento;
  • Envio de contrato: após aprovada a proposta, o vendedor deve enviar o contrato padrão para que o lead assine;
  • Análise das cláusulas do contrato: o lead analisa as cláusulas do contrato, normalmente envolvendo o setor jurídico;
  • Alinhamento com os tomadores de decisão: caso tenham alguma dúvida sobre a solução ou peçam um bate-papo, o closer faz uma reunião final com os tomadores de decisão;
  • Ajustes no contrato: se o lead solicitar, alguns ajustes podem ser feitos no contrato;
  • Envio de novo contrato: o closer envia o novo contrato e o lead pode analisá-lo novamente, processo que pode ser mais rápido que a primeira análise;
  • Assinatura do contrato: após análise e ajustes necessários o lead, finalmente, assina o contrato e se torna, de fato, um novo cliente;
  • Kickoff / onboarding: o closer passa o bastão para o time de customer success que será o responsável pelo onboarding da solução contratada.

Coluna 2 e 3: Data prevista e Data realizada

Na coluna Data prevista você coloca a data em que você acredita que a ação será executada e na coluna Data realizada você coloca a data em que realmente a ação foi realizada.

Das duas uma: ou você torce para que as duas datas sejam iguais, e esse é o cenário ideal, ou você analisa criteriosamente cada uma das ações para ter mais assertividade.

Algumas ações podem demorar mais do que você imagina. O setor jurídico do lead, por exemplo, pode ser lento, e essa é uma ação que pode tomar vários dias do seu roadmap.

Pergunte ao tomador de decisão qual foi o prazo que ele estabeleceu com o setor jurídico, ou com o setor financeiro, para que você possa ajustar a sua data prevista.

Coluna 4: Nível de compromisso com a solução

Uma das funções do closer é garantir que o lead enxergue valor na solução, perceba urgência em resolver o problema e firme um compromisso de solução.

Leads engajados possuem um compromisso de solução forte, mas leads desengajados possuem um compromisso com a solução mais fraco.

Se o processo de fechamento mapeado no roadmap to close for um longo caminho a ser percorrido, o closer tem que manter o lead engajado no processo para que ele não perca força em compromisso de solução.

Se ao longo do processo o closer percebe que o lead está se desengajando, é hora de fazer um follow up para trazer esse lead de volta e mantê-lo quente até a assinatura do contrato.

Coluna 5 e 6: Responsável e Cargo / Setor Responsável

Algumas ações no roadmap to close são de responsabilidade da sua própria empresa e outras são de responsabilidade da empresa que está comprando de você.

Demonstração da solução, envio de proposta, follow ups e alinhamentos com a equipe do lead, por exemplo, são de responsabilidade do vendedor.

Do lado do lead, a empresa dele é responsável por analisar a proposta e o contrato e, finalmente, por assinar.

Então, essas colunas são utilizadas para mapear de qual lado da negociação está a responsabilidade, com você ou com o lead, e identificar qual pessoa ou setor está trabalhando naquela ação.

Coluna 7 e 8: Status e Observações

O status da ação possui uma função mais visual para que você, vendedor, consiga enxergar em que pé está a tarefa que você deve executar. São três opções de preenchimento:

  • Pendente: a ação ainda não iniciou e não foi alinhada ou agendada com o lead;
  • Agendada: foi agendado um bate-papo para alinhar a execução da ação;
  • Concluída: a ação foi concluída, você pode partir para a próxima ou para o abraço.

roadmap to close hug

Já o campo de observações serve para incluir qualquer tipo de informações relevantes sobre o processo de fechamento com o lead.

Seu processo é importante, mas o processo do cliente é mais ainda

Você já mapeou como funciona todo o processo de compra do seu cliente? Deppis de conhecer a nossa planilha de roadmap, espero que sim!

Você tem que passar por quantos setores antes da tomada de decisão? Os setores financeiro e jurídico são lentos? De que o decisor precisa para tomar a decisão?

Você vai precisar agendar reuniões executivas? A empresa possui vários sócios? Possui acionistas ou investidores? Eles participam da decisão?

Você já imagina o caos que é ajustar todas essas datas, conseguir conciliar as agendas de todos os envolvidos no processo de decisão.

O melhor jeito de ter certeza de todos esses prazos é perguntando ao lead.

Uma boa técnica que pode ser utilizada aqui é o fechamento virtual. Com apenas uma pergunta importante você consegue saber quais são os próximos passos para o fechamento.

Rep: O que falta para você se tornar um cliente?

Lead: Precisamos passar o contrato com o meu jurídico.

Rep: Ok. Com o sinal verde do jurídico podemos ir em frente na negociação?

Lead: Sim. Porém, precisamos falar com alguns stakeholders do processo e passar pelo departamento de Compras.

Rep: Entendi. E o que os stakeholders precisam saber exatamente?

Lead: Eles precisam ver uma demo do produto também.

Rep: Perfeito! Vou já deixar marcado uma demo com eles então. Com os stakeholders dando o go-ahead, o que o time de compras precisa?

Lead: Com o go-ahead deles o time de compras precisa que você preencha um formulário.

Rep: Perfeito. Com o formulário preenchido então podemos começar o onboarding no produto e aí você é oficialmente um cliente? (:

Lead: Sim!

Pronto, nesse diálogo você passou por quase todas as etapas e já preencheu, praticamente, a planilha inteira.

O lead pode ver meu roadmap?

Esse é um ponto que, geralmente, gera alguma discussão.

Alguns vendedores acham que, ao mostrar uma planilha de roadmap para o lead, você pode pressioná-lo de uma maneira negativa, fazendo com que ele acredite que o que você quer é fechar logo.

A data de fechamento, ou assinatura do contrato, é, de fato, uma das ações mapeadas, mas ela não é o maior objetivo do seu cliente.

O maior objetivo do seu cliente é saber qual é a data de kick off, ou onboarding.

Sim, é importante compartilhar essa planilha com o lead, desde que ela tenha informações relevantes para ele.

O melhor é que com isso você consegue medir, claramente, qual é o nível de compromisso com a solução por parte do lead. Mais um campo preenchido em seu roadmap. 😉

Conclusão: a importância do roadmap to close

Conseguiu perceber a importância do roadmap to close? Você consegue manter a previsibilidade do seu processo sabendo, exatamente, quando o seu lead vai assinar o contrato.

Você vai bater as metas, vai ficar bem feliz e vai deixar o seu gestor mais feliz ainda!

Faça download da nossa planilha de roadmap to close e comece a mapear as suas ações de fechamento agora mesmo!