Qual é o melhor CRM? Tudo o que você precisa saber antes de contratar

Com tantas opções disponíveis no mercado, encontrar a melhor solução para seu time e para o seu processo de vendas pode ser um grande desafio.

Se você já iniciou uma pesquisa, com certeza se deu conta de que as plataformas de vendas variam muito entre si, posicionando-se de maneiras diferentes.

Por se tratar de um trabalho que demanda muito tempo e paciência, listamos os pontos que consideramos críticos para simplificar a sua análise. Vamos lá?

Qual é o seu objetivo?

Uma enorme exposição a diferentes possibilidades gera, naturalmente, um grande receio na hora da tomada de decisão.

O medo de errar muitas vezes faz com que recuemos em nossas análises, retardando o processo de escolha e gerando desgaste mental.

O melhor truque para evitar esses desvios improdutivos em sua análise é uma reflexão simples:

• O que, de fato, eu busco para minha empresa?

• Antes de conhecer as possibilidades do mercado, o que me fez ir atrás de uma solução comercial?

Essas definições ajudarão a manter o foco da pesquisa, não deixando de lado os objetivos reais.

Quais funcionalidades você está procurando?

Todo CRM é uma composição de funcionalidades, o que faz desse ponto, provavelmente, o principal da sua pesquisa, porque são elas que irão ajudar a atingir os objetivos almejados com a solução.

Questione-se:

• Quais funcionalidades permitirão que eu alcance meus objetivos?

Pergunte ao vendedor, por exemplo, se ele poderia compartilhar algum case no qual objetivos semelhantes foram alcançados com as funcionalidades da solução.

Peça uma demonstração do produto baseada em seus processos comerciais para que a prática evidencie pontos positivos e negativos ocultos em uma análise exclusivamente teórica.

Dessa forma você conseguirá enxergar se o software analisado está, de fato, preparado em termos de funcionalidades para atendê-lo.

E o usuário final?

Embora esse conhecimento seja raro entre gestores, levar em consideração a usabilidade do software para quem irá utiliza-lo é tão importante quanto pensar no sucesso da implantação.

Todo e qualquer objetivo que você pretende atingir através de uma plataforma depende, necessariamente, da adesão dos seus usuários finais.

A adesão, por sua vez, não está ligada à obrigatoriedade de uso, o que é comum de se escutar, mas à satisfação do usuário em utilizar o software.

Resumindo em palavras simples, seu vendedor só utilizará um CRM de forma recorrente e disciplinada caso ele, literalmente, goste de fazê-lo.

Pensar na contratação de um CRM intuitivo e agradável para o uso operacional de seus vendedores é uma premissa necessária para o alcance de seu sucesso.

Limitar-se ao essencial é uma excelente forma de colocar isso em prática.

Adesão do time comercial ao uso do CRM

E, aproveitando a deixa, você sabe como facilitar todo esse processo de adesão a um CRM que acabou de ser implantado?

Independentemente de qual CRM você escolher, o time de vendas deve estar alinhado à ideia da introdução do mesmo na rotina comercial, o que pode ser desafiador para qualquer quadro gestor.

Assim, como qualquer outra mudança feita em relação à forma de realizar tarefas dentro de um processo, a cultura de CRM pode encontrar certo receio e hesitação vindos da equipe no início de sua implementação.

Mas fique tranquilo, gestor, isso é extremamente normal. Pessoas, no geral, não tem confiabilidade naquilo que não conhecem, o que gera esse “pé atrás” com o novo.

A sacada aqui é fazer com que aparente ser fácil e cotidiano, tornando essa introdução ao dia a dia natural. Não deve ser algo forçado, e sim, entendido e reconhecido como realmente positivo para o futuro e consequente sucesso das operações comerciais.

Dessa forma, se começa a compreender que para que a resistência ao novo, que nesse caso, é representado pelo CRM que foi escolhido, suma de vez e a adesão seja certa, o que deve parecer tranquilo e orgânico, como falei lá em cima, deve ser passado de cima para baixo, ou seja, do quadro gestor para os colaboradores. 

Mas não entenda que isso é feito de maneira hierárquica e completamente horizontal! Vou te mostrar agora como é feita uma boa introdução de um CRM para uma equipe comercial.

Vem comigo!

A melhor maneira de se contornar isso e garantir o bom uso do seu CRM de escolha por todos que dele precisarem é investir no exemplo de indivíduos que fazem parte do quadro de gestão e na palpabilidade dos conceitos e nuances que envolvem ele.

Vamos entender o que cada um deles significa?

Primeiramente, é importante que fique bem claro o impacto do exemplo de superiores em relação aos colaboradores. Esses observando a gestão do time em constante contato com o uso do CRM em questão, são induzidos a fazer o mesmo, espelhando de forma natural e fluida o que é feito, quando é feito e qual a maneira ideal de fazê-lo.

Assim também, quando falamos de tornar palpável a cultura do CRM que está começando a ser utilizado, isso significa trazer para o dia a dia coisas que expliquem e relembrem todos de como utilizar a ferramenta. Seja por meio de playbooks, vídeos explicativos, flyers, artes… o importante é que seja de fácil acesso e entendimento por parte de todos.

Agora, voltando para os questionamentos…

Você está seguro?

Para que seus dados possam ser acessados de qualquer lugar observamos atualmente uma enorme tendência ao uso de armazenamento em nuvens por parte dos fornecedores de software.

Isso, ao mesmo tempo que elimina qualquer limitação física, implica em um ponto extremamente delicado que merece sua total atenção na busca por um CRM: segurança dos dados.

Algumas perguntas simples podem ajudá-lo a coletar informações para que fique claro se uma empresa merece ou não a sua confiança. São exemplos:

• Onde os dados inseridos no sistema ficam hospedados?
• Qual é a minha garantia de disponibilidade dos dados?
• Quais pessoas em sua empresa tem acesso à minha base de dados?
• Há um contrato que formaliza essas informações que você me passou?

Uma vez que o CRM é uma ferramenta de uso operacional, a não disponibilidade dos dados pode implicar na interrupção do seu processo comercial inteiro.

Além disso, se alguém não autorizado tem acesso à esses dados, essa pessoa consegue ver os seus leads, os seus contatos, as suas taxas de conversão, entre outros dados sensíveis de um CRM.

Suporte técnico ou sucesso do cliente?

Muitas vezes, analisar o suporte costuma ficar em segundo plano para os decisores e a importância disso fica clara apenas após a implantação, quando já é tarde demais.

Conhecer como é feito o atendimento é muito importante e precisa ser encarado como um ponto decisório para a contratação.

Invariavelmente, empresas passam por mudanças que implicam na necessidade de adaptações na plataforma ou por problemas durante o uso da ferramenta.

Além de um bom suporte para os problemas técnicos, é fundamental ter um expert do fornecedor à disposição, sempre preocupado com a sua experiência como usuário.

Esse profissional, também chamado de Analista de Customer Success, é responsável por se preocupar com os seus resultados e garantir que você tenha sucesso ao utilizar a solução.

Busque informações sobre:

• Quais serão os canais de atendimento? Chat, email, telefone, suporte dentro do sistema?
• Qual será o prazo estimado para a resolução dos tickets?
• O suporte é fornecido na minha língua?
• A empresa fornece apenas suporte ou também fornece um profissional em sucesso do cliente?

Integrações com outras plataformas

Um CRM, por padrão, transforma leads em clientes, gerando vendas.

Você já se perguntou como essa plataforma recebe os dados dos prospects ou informa as vendas fechadas ao departamento financeiro?

Esses são exemplos genéricos que deixam claro que integração são importantes.

Integrações do CRM com outras plataformas fazem com que os dados entrem e saiam do CRM de acordo com as necessidades da sua operação, evitando um desgastante trabalho manual.

Quando tudo está centralizado em um local só fica bem mais fácil, não é?

Conectar seus processos por meio de automações e integrações traz resultados percebíveis na empresa como um todo, principalmente em termos de produtividade.

Quanto custa?

O preço, isoladamente, não deve ser um fator decisivo em sua análise.

A solução ideal para sua empresa não é a mais barata, tampouco a mais cara. Você acertará em sua escolha quando tiver visibilidade de todos os pontos citados para, aí sim, comparar os preços de cada solução.

Qual te atende melhor? Alguma funcionalidade do mais caro é importante ou o mais barato te atende?

Concluindo: qual é o melhor CRM?

Resumindo, a solução ideal para sua empresa é aquela que responde à todas as suas perguntas positivamente:

• Essa solução está de acordo com os meus objetivos?
• Essas funcionalidades me atendem ou eu vou sentir falta de alguma coisa?
• A ferramenta é intuitiva? Os usuários finais vão gostar?
• Meus dados estão seguros?
• O suporte consegue me atender? Existe alguém preocupado com o meu sucesso enquanto usuário?
• Com quais outras plataformas esse CRM integra?
• Dentro de tudo o que eu preciso, qual é o valor do CRM que me atende?