Vendas

Como prospectar até 200% mais contatos em Outbound

Um dos motivos pelos quais o Outbound Marketing foi considerado ultrapassado nos últimos anos é a dificuldade em automatizar o processo ou, ao menos, ganhar uma escala que faça frente ao que se consegue em Inbound Marketing.

O processo antigo de prospecção em B2B era 100% personalizado e manual, com cada vendedor entrando em contato por telefone ou e-mail com um lead por vez. As tentativas de criar templates onde o único trabalho seria copiar e colar o texto e enviar o e-mail padronizado diminuiam a conversão do processo, queimando alguns contatos interessantes, além de ser um processo maçante.

Como já citamos por aqui, diversas ferramentas surgiram com o intuito de liderar a evolução do processo de Outbound. Tudo isso se deve ao fato de que, apesar da grande aceitação dos processo de Inbound, muitas empresas perceberam que nem sempre esse era o melhor caminho.

O maior desafio era não perder a comunicação personalizada, essencial para bons índices de conversão dos contatos, mas, ao mesmo tempo, ganhar escala no número de contatos realizados diariamente.

Como você já sabe, o processo de Outbound esteve, por muito tempo, nas mãos dos vendedores. Eles eram responsáveis por toda a estrutura do processo de vendas, recebendo os contatos e realizando desde a prospecção até o fechamento.

Sem ferramentas em mãos e com uma dificuldade em focar em determinadas etapas do processo, os resultados sempre foram comprometidos em vendas complexas.

Chegamos então, à um ponto importante da evolução do Outbound Marketing: a segmentação da equipe entre Hunters e Closers. Juntamente com as novas ferramentas de mercado, essa especialização da equipe alterou a dinâmica das Vendas Outbound por completo e fez os VPs de Vendas, ou CROs, voltarem seus olhos para esse velho conhecido, agora remodelado e ainda mais eficiente.

Estamos acompanhando diversas empresas, desde nossa experiência na Samba Tech, e a implementação desses dois pontos trouxe aumentos de até 200% no número de contatos realizados anteriormente, nos melhores dias, pela sua equipe de prospecção ativa.

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Qual o set perfeito de ferramentas para Outbound

Hoje, existem alguns núcleos onde as diferentes ferramentas para Outbound se encontram. Você pode utilizar um set completo ou apenas preencher lacunas no seu processo, de acordo com as necessidades da sua equipe, mas é comum investir em um set completo.
O que chamamos de set completo de ferramentas para Outbound?

Dividimos o processo de Hunting em três etapas, conforme os cargos de especialização, para simplificar a sua análise de quais ferramentas o seu time deve investir:

1. Inteligência Comercial

O processo de Inteligência Comercial garante o alinhamento dos prospects entregues aos seus Prospectores à estratégia da empresa.

Entre suas entregas, estão uma análise prévia de como potencializar os resultados do time, buscando os leads com perfil mais adequado para compra (os famosos Ideal Customer Profiles).

O responsável pela Inteligência Comercial também indica uma argumentação adequada para cada lista de prospects, adaptando os pontos fortes do discurso da empresa às dores daquele determinado perfil de contato.

Um problema antigo era conseguir contatos realmente qualificados, segmentados por setor, garantir que seu time falaria com o decisor (ou o que se mapeou como um previamente) e gerar contatos em massa.

Nos Estados Unidos, é comum a compra de listas de contatos baseados em alguma segmentação, algo difícil de ser feito com altíssima qualidade no Brasil, mas que depende de um altíssimo investimento e, por vezes, você não conseguia escolher os contatos que realmente desejava, apenas torcer para que a lista de determinado setor pudesse atender às suas reais necessidades.

Atualmente, vemos diversos produtos que ajudam o time de Inteligência Comercial a gerar ainda mais valor sobre suas atividades:

Datanyze

O uso do Datanyze no processo de Outbound aumenta, em muito, a coleta de informações estratégicas sobre determinados contatos.

O Datanyze atua como uma ferramenta de inteligência para vendas outbound, através de uma análise automatizada de potenciais clientes que utilizam produtos de concorrentes ou estão em um processo de trial, por exemplo. Além disso, ele lhe entrega diversas informações estratégias, como o número de funcionários, receita anual, há quanto tempo usa determinada tecnologia, etc.

Com esses dados em mãos, o seu time de Inteligência Comercial pode ajudar na construção de uma argumentação ainda mais assertiva e garantir uma conversão maior do que a média, além de direcionar os esforços de maneira correta.

Alguns exemplos de benefícios claros do uso do Datanyze são:

  • Se seu principal competidor possui uma versão trial do produto dele, o Datanyze indica quem são os prospects que estão iniciando o uso dessa versão. Seu time de prospecção pode tentar interferir e, já que o lead está maduro o suficiente para testar a solução, apresentar os benefícios e vantagens competitivas do seu produto em relação ao do competidor.
  • Entregar mais informações estratégicas sobre os prospects, direcionando a comunicação da abordagem de prospecção para cada caso, entendendo outras soluções complementares à sua, mapeando problemas comuns para o tamanho da equipe do cliente, etc.

Targeting Datanyze

 

Mas, mesmo que você tenha todos esses dados, existe um caso onde você deseja o contato de prospects específicos, correto?

2. Prospector

O Prospector é o responsável por realizar os primeiros contatos com seus prospects, correto? Ele é quem quebra o gelo, faz prospect se interessar pela sua solução e garante uma primeira impressão positiva para o cliente em potencial.

Um dos maiores desafios do Prospector é garantir o interesse inicial dos contatos entregues pelo time de Inteligência Comercial ao mesmo tempo que mantêm sua eficiência operacional.

Uma relação bem clara para esse processo é a de Customização X Conversão:

Conversão X Customização do Processo

A análise vazia demonstra que a personalização do conteúdo aumenta a conversão. Um gerente de vendas inexperiente pode então se levantar e ordenar que todos os vendedores escrevam cada e-mail como se estivessem falando com o presidente da empresa, personalizando cada detalhe.

Esse é um erro comum no Brasil. O nosso mercado é bem diferente do americano, onde e-mail não muito personalizados são melhor aceitos, mas todos seguimos uma mesma tendência: alcançar um nível ótimo de personalização.

Vamos fazer uma conta rápida para deixar bem claro o que é esse nível ótimo. Vamos supor que você gaste 10 minutos para escrever um e-mail completamente personalizado e, nesse caso, sua conversão é de 60%.

Logo, ao longo de um dia de trabalho intenso (considerando eficiência máxima), você enviaria 48 e-mails (8 horas representam 480 minutos de trabalho). Com uma conversão de 60%, você geraria até 29 MQLs/dia.

Agora, vamos considerar que você demora uma longa meia hora para criar um template personalizável, onde você determina que, para cada prospect, o seu nome, empresa e cargo vão aparecer de maneira personalizada no corpo do e-mail e de maneira natural.

Ao enviar e-mails em massa, você não possui um limite de envio claro, mas podemos considerar que seu time de Inteligência Comercial provê 150 contatos por dia, um número plausível e que, de acordo com o vídeo que postei acima, levaria apenas 30 minutos para ser realizado.

Agora, se sua conversão é de apenas 10%, metade do número de e-mails personalizados, ainda assim, você converte 15 MQLs em uma hora de esforço somado (meia hora para gerar os contatos no time de Inteligência e mais meia hora para criar o template personalizado e encaminhar a todos os contatos utilizando uma ferramenta de envio de e-mails em massa).

O que é mais eficiente? 48 MQLs em um dia de trabalho ou 15 MQLs em apenas uma hora? Se considerarmos que, após o seu esforço inicial, poderíamos repetir essa interação por mais 7x, temos uma eficiência MUITO maior no envio de e-mails em massa, concorda?

Existem diversas ferramentas no mercado que ajudam seu time a alcançar essa eficiência. São elas

Todas as ferramentas acima permitem que você envie e-mails personalizáveis em massa. O processo é bem simples e, hoje, não depende nem do upload de CSVs, com uma interface bem amigável e intuitiva.

mail merge da yesware

Com esse tipo de ferramenta em mãos, você aumenta o potencial dos seus contatos e consegue alcançar uma parcela ainda maior do mercado em menor tempo.
Quando houver necessidade de personalizar ainda mais sua comunicação, você pode garantir que seu time a use com sabedoria, mas para momentos de rápido crescimento, o filtro pode ser simplificado.

Garanto que sua geração de MQLs será muito maior do que a encontrada até hoje.

Diversas empresas conseguem aumentar em até 200% o número de contatos realizados ao longo de um ótimo dia de trabalho e com uma equipe recém-treinada para Outbound Marketing.

3. SDR

O SDR é o responsável pela nutrição e qualificação dos MQLs. O perfil de compra é validado no processo anterior, logo, aqui, nós precisamos garantir que a maturidade para comprar e utilizar nosso produto existe.

Como fazemos isso? Seu SDR precisa ser capaz de responder sim às duas perguntas abaixo, apenas:

  • O lead entende qual o problema que possui?
  • O lead entende qual a solução ideal para o problema?

A partir daqui, o trabalho do seu vendedor é garantir que o SQL entenda porquê a SUA solução é a ideal no mercado!

Para ajudar nessa argumentação, o SDR acaba por levantar mais dados importantes, validando outras dores do lead, por exemplo o budget para compra, entre outras informações.

Uma maneira muito eficaz de garantir a nutrição e não perder contato com o lead é utilizar o seu conteúdo de Inbound Marketing, produzido através das suas estratégias de Marketing de Conteúdo, dentro das suas Vendas Outbound.

No entanto, o seu SDR tem como objetivo garantir a conversão do maior número possível de MQLs em SQLs.
Aqui, nós temos os CRMs à disposição. Hoje, eles já permitem que você agende tarefas, estipuladas pelo seu fluxo de cadência, e preencha as informações de qualificação que serão repassadas ao time de Vendas Outbound.

Por isso, não vou indicar nenhuma ferramenta em particular. Qualquer CRM que possua as duas funcionalidades citadas (agendamento de tarefas e campos personalizados por lead) já atendem ao processo de SDR perfeitamente.

As ferramentas citadas no processo de Prospector também oferecem serviços de tracking dos e-mails enviados, além do envio em massa de templates personalizáveis.

Por isso, recomendo que as utilize para que seu time possa mensurar o engajamento dos MQLs ao longo do processo de nutrição, através de métricas como Open, Click e Reply Rate.

tracking na yesware

Ao qualificar um lead com todas as informações necessárias, o SDR deve apenas repassá-lo a um vendedor.

Você consegue perceber como as novas ferramentas para Outbound Marketing transformaram a eficiência do processo?

Por último, vamos falar sobre como a estrutura das nossas equipes de Outbound se adaptaram à essa revolução.

Especialização da equipe

É comum, principalmente em startups, procurar por perfis mais dinâmicos e multidisciplinares. Como sua equipe é enxuta, sempre existe trabalho a ser realizado fora dos skills que você já possui e, com isso, surgem muitas oportunidades de desenvolvimento.

No entanto, ao montar sua equipe de Outbound, um ponto a ser considerado é a eficiência operacional de cada um dos envolvidos. Invariavelmente, se você possui um responsável por processos diferentes e todos eles poderiam ser operacionalizados durante todo o dia, você vai perder em volume de entregas. Um exemplo claro é: você pode gerar listas durante todo o dia, prospectar ou qualificar durante todo o dia também, logo não existem janelas de processo ou um fluxo adequado, pois a agenda do dia pode ser completamente diversificada, com uma reunião de qualificação seguida por outra de prospecção já pré-agendada e, por último, iniciar o levantamento de novos contatos para prospecção.

Esse tipo de dinâmica de processo leva a um caos, que até pode gerar resultados, mas não aproveita o que há de melhor nos skills do seu time.

Fordismo em Outbound

Há muito tempo atrás, Ford propôs que uma linha de produção seria a maneira mais eficiente de montar um produto. A lógica, hoje, se aplica ao processo de Vendas Outbound, onde cada um dos membros do time se especializa em determinada etapa do processo e, com isso, aumenta sua eficiência.

Se cada uma das etapas avança nos resultados, você tem um acréscimo em novos clientes significante ao final do processo. Hoje, o time de Inteligência Comercial levanta contatos cada vez mais qualificados e com perfil de compra mais alinhado à sua solução, o time de Prospecção possui um discurso mais eficiente e consegue gerar interesse num maior número de contatos por dia e, por fim, SDRs e vendedores qualificam e fecham vendas com maior qualidade, deixando menos dinheiro na mesa e propondo a solução correta.

Como ser consistente e gerar previsibilidade de receita

Infelizmente, é difícil para o profissional saber quando deve abrir mão caso ele não tenha um foco definido. Pela minha experiência, é comum que um colaborar que atue como Prospector e SDR dê preferência à conversão de um MQL em SQL, já que o valor é mais claro e fácil de ser reconhecido por toda a empresa. Isso acaba com a especialização.

E, por último, o maior benefício é manter um ciclo contínuo, onde você sempre gera um número alto de MQLs por mês. Quando seu time divide suas atenções, o comum é ver uma dinâmica como a abaixo:

Como podemos ver, o processo não possui um fluxo claro, o que dificulta a previsibilidade de receita e não aproveita todo o potencial do processo.

Como podemos ver, o processo não possui um fluxo claro, o que dificulta a previsibilidade de receita e não aproveita todo o potencial do processo.

Agora, se você especializa seu time, o fluxo é contínuo, já que não é necessário parar por um tempo para atender o número de MQLs gerados num primeiro momento:

Nesse caso, o fluxo de MQLs e SQLs é constante, garantindo a eficiência máxima do processo e os melhores resultados.

Nesse caso, o fluxo de MQLs e SQLs é constante, garantindo a eficiência máxima do processo e os melhores resultados.

Você quer especializar seu time, mas não sabe como começar? Se inscreva na nossa página de consultoria e agende um bate papo com o nosso time para entender como podemos ajudá-lo! A primeira conversa é grátis!

 

2 comments

  1. Vinícius Mayrink 22 janeiro, 2016 at 14:02

    Pois é, Marco Antonio. As justificativas são até meio estranhas e o próprio Kyle teve que explicar melhor alguns dos problemas que ele possuía nos comentários, mas o fim do SalesLoft ocorre com várias outras ferramentas surgindo e atendendo ao mesmo mercado!

    Muito obrigado pela indicação das ferramentas e pode ter certeza que vamos atualizar o artigo com essas informações.

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