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Planejamento de vendas: como fazer o seu?

Planejamento de vendas é a alma de qualquer negócio. É impossível agir o tempo todo de forma reativa!

É só imaginar se não houvesse planejamento de gestão de conflitos por parte das grandes potências mundiais.

Países como os EUA, Rússia e etc montam planos para diversas situações, então, sempre que surge uma eventualidade, como um teste nuclear da Coreia do Norte, todos esses países já sabem como reagir, por mais que tentem se posicionar com surpresa.

planejamento de vendas

Como todos já estão preparados, é muito mais fácil tomar uma ação rápida e efetiva. Agora imagine se a cada vez que a Coreia do Norte testasse uma arma as potencias realmente não estivessem esperando?!

Sem dúvida, seria uma bagunça (no mínimo). Os comandantes de cada nação teriam que se unir rapidamente para decidir o que fazer. Isso para o rival, soa como despreparo e é um grande incentivo para continuar tomando ações semelhantes – no caso, teste de armas nucleares.

Esse tempo de resposta lento, típico de ações reativas, gera danos negativos em qualquer esfera, seja ela pública ou privada.

Só que os países, partindo do princípio que não ocorrerá uma guerra nuclear de fato, possuem vastos recursos (dos contribuintes) para gastar e se manter relativamente confortáveis.

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Já empresas, trabalham com recursos bem mais limitados. Uma falha de planejamento pode acabar levando a falência.

O mercado não perdoa despreparo, seja representando pela figura do cliente ou outros stakeholders.

Por isso, planejar é vital para a evolução saudável do seu negócio. E o planejamento de vendas, sendo mais específico, é o que vai te fazer crescer!

Planejamento de vendas: quais são os erros mais comuns?

Antes de falar das formas corretas de realizar o planejamento de vendas da sua empresa, primeiro você deve ter um processo completamente estruturado, além de seguir metodologias de qualificação e fechamento.

Então, antes de começar esse texto, seria bacana que os seguintes textos fossem lidos:

Agora que você já leu os textos acima, já podemos continuar a falar de planejamento de vendas!

É nesse momento que o gestor costuma falhar. Existem algumas razões bem claras que levam ao fracasso nesse quesito, forçando o time a correr desesperadamente atrás de um resultado inatingível.

Quer saber quais são elas? É simples. Vamos citar algumas no texto, que vão desde o Ego dos fundadores até a leitura errada de indicadores.

O seu ego pode estar destruindo o seu planejamento de vendas

Sempre que olhamos uma empresa em crescimento, imaginamos que existe um grande planejamento de todas as atividades que estão sendo feitas.

Mas uma certeza que posso te dar, por experiência própria, é que não é sempre que isso acontece.

Muitas vezes as metas propostas são totalmente arbitrárias e não possuem embasamento lógico algum, mas devido ao fechamento de alguns negócios fora da curva, o resultado é atingido.

E quem já o leu o livro de Zero a Um, do Peter Thiel, já ouviu falar de quatro tipo de perfis. Eles são:

  • Otimista definido;
  • Otimista indefinido;
  • Pessimista definido;
  • Pessimista indefinido.

Você leitor, deve estar imaginando agora: porque esse cara está falando sobre tipos de perfis ao invés de dar continuidade as disfuncionalidades geradas pelo ego no planejamento de vendas?

É simples. Esse tipo de meta arbitrária costuma ser criada por um tipo de perfil: o Otimista Indefinido.

Se formos fazer uma analogia, com um resumo do resumo, o Otimista indefinido é aquela pessoa que espera um futuro melhor, mas não sabe muito bem como irá alcançá-lo.

Na hora dela construir uma meta, ela simplesmente propõe o valor que deseja atingir de novas receitas. Não importa se o time possui a quantidade de membros necessário para realizar tal façanha ou mesmo se o mercado comporta uma grande quantidade de vendas.

Normalmente, essa meta não é batida e a culpa recai sobre o time. Mas o pior mesmo é quando ela é alcançada.

Como já falamos no início desse tópico, caso surja algum Outlier que faça a meta ser batida, a pessoa que a propôs irá começar a pensar que é possível sim, sempre bater resultados mirabolantes e a tendência de longo prazo, é sempre essa situação piorar.

Logo, já podemos imaginar qual é o efeito colateral gerado por esse tipo de ação – é a desmotivação. O time sabe que não conseguirá atingir o que está sendo proposto acabará entregando resultados bem abaixo da média.

Então, por mais que seja tentador criar metas arrojadas, pense bem na hora de propor um número. Ele pode ser a razão de um alto turn over na sua empresa.

No final das contas, um planejamento de vendas mal estruturado pode ter vários efeitos colaterais indesejados.

Estipular a meta como o necessário para a empresa sobreviver

Repita comigo: nunca, mas nunca mesmo, estipule como meta de vendas o necessário para sua empresa sobreviver.

Sempre tenha uma margem de segurança. Por mais que seja tentador investir bastante dinheiro para crescer, ser um pouco conservador pode ser a chave para o sucesso!

A meta deve ser criada de forma a gerar uma sobra de caixa, que essa sim, será investida em melhorias na empresa ou mesmo contratações visando aumentar a velocidade de rampagem.

Se dentro da sua empresa a meta não está sendo batida e não existe sobra de caixa para contratar, evite fazer empréstimos ou medidas do tipo. Tente reduzir seus custos e tornar os processos mais eficientes.

Primeiro é necessário tranquilidade para trabalhar e depois, quando sua empresa tiver caixa e capacidade de investimento, tentar alçar voos maiores.

P.S: se a sua empresa precisa bater a meta de vendas para sobreviver, já existe algo errado! Pare, estude os seus processos internos – de toda a empresa – e verifique possíveis pontos de corte de custos, pois se não, você irá quebrar!

Superestimar capacidade produtiva do time de vendas

Algo que ocorre em muitas startups é a meta financeira ser definida pelo CEO. E por incrível que possa parecer, isso pode não ser o melhor caminho.

Sempre que uma meta for traçada, ela deve ser baseada na capacidade produtiva do time. Qualquer proposta que vá além da produtividade diária, não pode ser implementada sem a previsão de contratação de novos membros para equipe.

O maior problema quando o CEO cria uma meta arbitrariamente é que, como ele foi a primeira pessoa a vender o produto/serviço e possui um nome forte perante o mercado, fechar novos negócios é algo relativamente simples para ele, logo, todo time comercial será cobrado para atingir resultados semelhantes.

A confiança passada por um fundador ou C-Level, durante uma negociação sempre será maior que a de qualquer vendedor, pois, além de tudo, existe bastante paixão no discurso.

Para um empreendedor, o que ele está oferecendo é praticamente um filho. E todo pai tende a confiar em seus filhos – a não ser que ele (software) dê bastante problema.

Logo, dentro do planejamento de vendas, a meta deve ser construída pela pessoa que gerencia o time de vendas e marketing e sabe da capacidade operacional dessas equipes.

E caso o CEO tente passar a sua meta de toda forma, o CRO ou CMO pelo menos tem o poder de pleitar mais pessoas nas equipes ligadas a vendas para atingir o resultado proposto, mostrando com dados, que não existe a possibilidade (excluindo Outliers) de alcançar o faturamento proposto com a força de trabalho existente na empresa.

Enfim, a participação do CRO e CMO no planejamento de vendas é mandatório para o sucesso da empresa se concretizar e as ações propostas sejam realmente factíveis com a realidade.

Qual é o melhor método para gerenciar meu planejamento de vendas?

Agora que já falamos dos maiores gaps existentes, quero falar um pouquinho do que é efetivamente um planejamento de vendas.

É basicamente o conjunto de ações que devem ser feitas para alcançar um determinado resultado.

Fazem parte do planejamento de vendas a elaboração da meta comercial, definição de quantas pessoas devem ser contratadas para atingi-la, melhor discurso a ser utilizado, ferramentas a serem contratadas e também qual vertente do mercado será atacada.

O problema não é necessariamente definir esses pontos. O complicado mesmo é executar de forma correta tudo aquilo que foi planejado!

Logo, o maior problema é o alinhamento do planejado ao executado. É muito comum empresas montarem planejamentos anuais e na reunião de fechamento de trimestre, todos perceberem que aquele resultado será impossível de ser atingido.

Então, existem duas possibilidades para gerenciar esse projeto – no final das contas, o planejamento de vendas é um projeto – , o modelo Waterfall e o Ágil – esse baseado no SCRUM. No modelo Waterfall, são definidas todas as atividades do planejamento, avaliando alguns riscos que podem surgir durante o ano.

Já no SCRUM, são definidas pequenas entregas e o planejamento é definido em módulos menores, em vendas, de no máximo 3 meses, com várias possibilidades de alterações das pendências durante o andamento do processo.

Eu, como gestor de projetos e também com vasta experiência em marketing e vendas, prefiro o SCRUM porque ele é único que se adapta a realidade.

Não é possível criarmos um planejamento onde os riscos nada mais são que exercícios de futurologia.

Normalmente, os maiores impedimentos que surgem em um projeto e processo são coisas que não ao menos imaginamos. E como o SCRUM trabalha com pequenas entregas que são executadas rapidamente, é muito mais fácil resolver impedimentos, pois existe tempo hábil e é fácil alterar as entregas da semana seguinte sem afetar a evolução do projeto.

Já no modelo Waterfall, é necessário alterar todo o planejamento, já que no comercial, várias atividades são dependentes umas das outras.

Só o tempo de revisão do planejamento no Waterfall é maior do que a execução da atividade no SCRUM. Então, é fácil escolher qual é o melhor modelo para sua empresa!

Quer saber um pouco mais sobre o SCRUM? Dá uma conferida no nosso artigo sobre o tema.

Além de mostrar como o SCRUM funciona, também apresentamos uma ferramenta que vai facilitar e muito a gestão de seus projetos!

Planejamento de vendas: como executá-lo com qualidade?

Já falamos quais são os maiores problemas gerados por um planejamento disfuncional e também mostramos qual é o melhor modelo para montar o seu!

Mas, não trabalhamos ainda de forma aprofundada como funciona um planejamento de vendas na prática. Por isso, vamos mostrar quais são os passos necessários para você montar o seu.

Primeiramente, deve ser analisado a capacidade operacional do time comercial. Ao analisar as taxas de conversão, número de MQLs e SQLs dias, Novos clientes por mês e ticket médio, é possível verificar qual é o faturamento que pode ser atingido.

Vamos trabalhar o cenário da empresa Brasil LTDA. Imagine o seguinte funil por exemplo:

Essa é a capacidade máxima de produção do time comercial da Brasil LTDA, com 2 prospectores, 1 SDR e 1 Executivo de Vendas, dada uma taxa de conversão média de 30%, que já é muito alta comparada com a média de mercado.

Com um ticket médio de R$ 3.000,00, o acréscimo de MRR seria de R$ 21.000, o que no ano significaria os seguintes números:

  1. Janeiro: R$ 252.000 de ARR;
  2. Fevereiro: R$ 231.000 de ARR;
  3. Março: R$ 210.000 de ARR;
  4. Abril: R$ 189.000 de ARR;
  5. Maio: R$ 168.000 de ARR;
  6. Junho: R$ 147.000 de ARR;
  7. Julho: R$ 126.000 de ARR;
  8. Agosto: R$ 105.000 de ARR;
  9. Setembro: R$ 84.000 de ARR;
  10. Outubro: R$ 63.000 de ARR;
  11. Novembro: R$ 42.000 de ARR;
  12. Dezembro: R$ 21.000 de ARR.

Dentro do ano, a entrada de novas receitas na capacidade máxima do time da Brasil LTDA seria de R$ 1.638.000, o que não é ruim, dependendo do tamanho da empresa, é muito bom inclusive.

Mas, qualquer meta acima disso, necessitaria de um time maior ou aumentar bastante o ticket médio e taxas de conversão – algo muito difícil quando ela já está em 30%. A conclusão que chegamos é: para dobrar o ARR, seria preciso também dobrar o time!

Agora imagine que a meta estipulada pela diretoria seja de R$ 3.276.000,00. É necessário abrir um processo seletivo urgentemente para tornar o alcance do resultado proposto factível!

Então, vamos ao processo seletivo!

Primeira etapa pós definição de meta: contratar

Já sabemos quantos reais queremos ganhar no final do ano. Agora, precisamos contratar as pessoas certas para as vagas.

É preciso definir qual o perfil ideal para cada uma das funções que serão abertas. Como a Brasil LTDA precisará de 2 prospectores, 1 SDR e 1 Executivo de Vendas, sei que será necessário pelo menos 3 semanas para escolher os candidatos certos.

Então, já sei que em janeiro (sim, estamos contando que o ano começou agora) não será possível bater a meta do mês.

O valor necessário de ARR dos contratos fechados em janeiro precisaria ser de R$ 504.000, mas foi possível atingir apenas R$ 252.000.

Então, esse gap precisará ser retirado durante o restante do ano. A partir de fevereiro, seria necessário vender R$ 21.000 a mais por mês para compensar essa perda, além da necessidade de contratar mais pessoas e treiná-las.

Percebeu como um modelo em cascata já teria desabado nesse cenário? As metas fixadas por mês são totalmente insustentáveis. Só por esse mês de gap, seria necessário a contratação de mais dois vendedores e mais um SDR, pelo menos – levando em conta que não será vendido nenhum Outlier.

A vantagem do SCRUM é que as micro metas – a semanal e diária – são alteradas para atingirmos o resultado final.

Mas voltando ao ponto, agora que já contratamos novos membros para o time da Brasil LTDA e readaptamos a meta, já podemos começar a pensar na execução dos processos e treinamento.

Segunda etapa pós definição de meta: treinamento

Falei que o tempo de contratação médio varia de 2 a 3 semanas, certo leitor?! Também disse que a meta já seria readaptado para fevereiro.

Agora você pode estar se perguntando: como diabos treinar um time tão rápido? No planejamento, devemos ter bem definido o tempo médio para capacitação da equipe.

Na Outbound Marketing e também em nossos clientes, o tempo médio de treinamento varia de uma a duas semanas, no máximo.

Como somos definitivamente contra ensinar conteúdos que não serão utilizados durante o processo e são apenas de cunho teórico, utilizamos a lógica de Pareto.

Pegamos os 20% do treinamento que gera 80% do conhecimento e ensinamos os novos membros do time.

Esses 20% vão desde o discurso comercial a ser utilizado até como funciona o fluxo de cadência!

Após eles começarem a executar as atividades é que aplicamos os outros 80% do treinamento.

Lembrando que tudo isso é feito tendo em vista o planejamento em venda. Para a Brasil LTDA cumprir o gap de um mês, é necessário fazer o time performar o mais rápido possível, então, o treinamento deve ser alinhado a essa necessidade.

Terceira etapa pós definição de meta: execução

Quando falamos execução nesse tópico, não queremos dizer que nada foi feito enquanto novos membros eram contratados e treinados.

As atividades continuaram sendo desempenhadas, mas, agora sim todas as engrenagens começarão a participar do processo.

Os novos membros serão apresentados às ferramentas utilizadas no processo, como o Pipedrive, Yesware, dentre outras, para começar a prospectar, qualificar e vender.

Dessa forma, a Brasil LTDA já começa a suprir o gap que ficou do mês de janeiro e o time passa a ficar mais perto de atingir a meta final proposta.

Com um simples alinhamento entre capacidade operacional e objetivos financeiros, passou a ser totalmente possível bater todos os resultados propostos, algo que na estrutura anterior – 2 prospectores, 1 SDR e 1 Executivo de Vendas –  seria impossível.

Agora, basta o gestor acompanhar de perto o time e verificar se as atividades estão sendo desempenhadas tal como foram propostas, para corrigir qualquer problema e evitar qualquer impedimento!

Planejamento de vendas é uma ciência, então, use menos o coração!

Falamos nesse artigo quais são os problemas que afetam o seu planejamento de vendas e também como ele deve ser realizado, mas, um ponto passou batido.

Se ele for mal feito, o resultado será sentido pelo resto do ano dentro da sua empresa. O caso que simulamos, da Brasil LTDA, é o melhor dos cenários.

Nele, toda diretoria entende que é necessário contratar mais, o processo seletivo ocorre sem problemas e o time contratado se adapta rapidamente a cultura da empresa.

Mas, a realidade não é assim. É comum gestores manterem no seus times executivos de vendas que não estão performando muito bem, apenas pela proximidade afetiva, além de contratações serem postergadas para o futuro, fato que pode ocorrer devido a limitação do budget da área comercial.

Duas realidades que devem ser vistas pela empresa são: é mais do que necessário separar o pessoal do profissional e também, quem quer crescer, terá que gastar – a não ser que o caixa esteja zerado!

Você pode montar o melhor planejamento do mundo e depois executá-lo muito mal. Lembre-se que uma boa ideia sem execução não vale nada!

Por isso, ao montar o seu planejamento de vendas, tente eliminar seus preconceitos e insegurança.

O mercado não irá esperar você se decidir ou muito menos perdoar uma decisão pautada em orgulho!!!

E sua empresa, como tem feito o planejamento de vendas? Já percebeu que muitos dos erros citados em nosso texto podem estar sendo cometidos dentro do seu negócio, não é mesmo leitor?!

Por isso, e para aproveitar que o ano brasileiro começa mesmo após o carnaval, fique a vontade para bater um papo com nosso time de especialistas.
Com certeza temos excelentes dicas para compartilhar com vocês! 😀