Fluxos de Cadência: como fazer um fluxo de pré-call eficiente e reduzir suas taxas de no-show

Existe uma consideração super recorrente entre times de vendas e times de inteligência comercial aqui na OTB / Reev: Como está sua taxa de No-Show e Remarcação?

Times de vendas que seguem um modelo de acompanhamento de indicadores relevantes ao processo sabem da importância dessa prática de registro de performance como maneira de trazer previsibilidade às vendas, certo?

94% dos gestores de vendas não confiam em seus indicadores.

Poxa, temos aqui um ponto problemático dentro do seu processo.

Indicadores confiáveis é a base de um time bem estruturado que tem como objetivo o crescimento e a evolução, tanto de cada membro quanto do coletivo.

Nossa equipe de inteligência comercial funciona como braço direito do gestor de vendas.

Eles estão sempre atentos às atualizações da tabela de indicadores para uma futura análise e, a partir de então, tirar conclusões sobre a eficiência do processo.

Em específico, hoje vamos falar sobre aqueles indicadores que nenhum profissional de vendas gosta de preencher: Taxas de No-Show e Remarcação.

Para quem ainda não está familiarizado com esses termos:

No-show é quando um lead conecta com seu vendedor, agenda um horário, mas não aparece, não dá sinal de vida e some (seja remota ou presencial a reunião).

Remarcação é quando um lead solicita uma nova data em cima da hora e, nesse caso, você perde uma oportunidade de conversão, além de desalinhar a agenda que você havia programado para aquele dia.

Claro, remarcar uma reunião não é muito legal, mas a taxa de no-show, mais uma vez, é um dos pontos mais negativos dentro do seu processo de vendas.

Essa métrica compromete, e muito, sua previsibilidade, seja ela muito alta ou bem inconstante.

Mas o que eu faço para evitar que esses leads tomem chá de sumiço antes das calls?

Essa aula sobre Fluxo de pré-call é um conteúdo exclusivo do nosso certificado gratuito – Sales Engagement!

Fluxo de pré-call: a melhor forma de evitar no-shows e remarcações

Lembra quando discutimos sobre as melhores práticas de prospecção na nossa certificação de Outbound Marketing & Sales?

Pois é, vamos aplicar aqui agora muitas daquelas técnicas.

Seja você um hunter ou um closer, é bem provável que já tenha feito alguns contatos anteriores com o seu lead a fim de garantir sucesso na marcação dessa reunião.

Marcou? Legal! Mas aqui não vamos irritar o nosso lead para não jogar tudo no lixo.

Lembra quando falamos sobre ser curto e objetivo, amigável, fornecer valor, ser recíproco e ser relevante dando ao lead uma excelente experiência de compra?

Agora ficou fácil, vamos traduzir tudo isso que falei à um simples template de confirmação 🙂

Marcou uma reunião para esses próximas dias? Beleza!

É só enviar, preferencialmente no início do dia da reunião, um email de leitura rápida confirmando essa conversa de logo mais. Sem estresse!

Aqui abaixo temos um exemplo desse modelo:

Outra ideia de template de pré-call, que tiramos do pessoal lá da Outreach, está logo abaixo. A ideia é trazer uma confirmação mais detalhada que pode agregar bem em alguns casos:

Se for uma call que realmente exige um preparo maior, esse segundo modelo é super válido.

Caso contrário você pode optar por algo próximo ao primeiro ou até mesmo usar uma mescla dos dois.

Não quer poluir seu CRM com lembretes para confirmar a reunião? Você tem duas alternativas:

• Automatize esse email único para que seja entregue ao lead na data da call, já com horário customizado;
• Pegue sua agenda no início do dia e, em questão de poucos minutos, você já enviou um email em especial para cada lead.

Lembre-se: aqui você não está cobrando ninguém, você está apenas demonstrando atenção ao seu prospect e interesse em ter aquela conversa.

Por fim, o objetivo é só funcionar como um lembrete e obter aquela respostinha satisfatória:

Sim, confirmados! Até logo mais!

Ok, mas e se o lead não me responder?

Parece muito simples mas isso faz uma grande diferença quando forem analisar suas taxas de no-show e remarcações.

Eu mesmo, por um bom tempo, fui o hunter com menor taxa de no-show por adotar essa prática. Quando vimos que isso funciona, os outros membros do time também começaram a utilizar esse fluxo com recorrência.

Mas e aquele lead que não respondeu meu email de confirmação, não aceitou meu convite no Skype e nem aceitou meu invite?

Ora, ora, parece que teremos um no-show aqui, não é mesmo?

Sim, esse fluxo ajuda a reduzir sua taxa de no-show, mas não faz milagre.

Espera aí: parece que eu já tenho um não, então o que eu posso fazer para conquistar um sim?

Bom, o LinkedIn é pouco eficaz porque não é todo mundo que tem o hábito de usar diariamente. Pelo WhatsApp posso não ter liberdade ou rapport o suficiente para contatar o lead.

O que me resta então? Claro, o bom e velho telefone.

Uma vez o head de vendas de uma empresa com quem eu estava conversando me falou sobre uma sigla que eles usam que faz muito sentido nesse momento: PPT.

Sabe o que ela quer dizer? Pega a P*r#@ do Telefone. Entendeu? É só telefonar para o lead e ser amigável mais uma vez.

Nesse caso, você pode ouvir um sim, receber uma remarcação ou não conseguir contato.

Sem contato? Liga de novo na hora que haviam marcado a reunião. Muitas vezes dá certo porque o subconsciente do lead sabe que ele tinha esse compromisso contigo.

Deu ruim? Só jogar ele em um fluxo de no-show e bola pra frente e tentar trazer esse lead de volta num timing mais assertivo.

Agendamentos para muitos dias pós-conexão

Marquei a call, mas o lead optou por ser daqui a muitos dias.

Existem leads que se esquecem do vendedor porque não fomos relevantes o suficiente.

Outros leads não sabem dizer não e marcam para longe para procrastinar uma decisão ou tentar se esconder.

Por outro lado, também tem leads que realmente estão com a agenda bem lotada aqueles dias e precisam agendar mais pra frente.

Em todos os casos, esse fluxo de pré call pode ser um pouquinho maior. Você pode, por exemplo, adicionar mais um email que o lead receberá uns 2 dias antes da reunião.

Nesse template é válido analisar qual dor, que estava sendo trabalhada no template de resposta ou durante a cold call, que levou esse lead a responder seu “ataque” de marcação.

Tenha isso sempre em mente.

Agora, é só fazer um template curto fornecendo valor sobre esse ponto em específico.

Esse ato se resume em um simples gatilho mental de reciprocidade, além do mais, você ainda tem a oportunidade de reaquecer esse lead.

Lembrando: aqui você não quer vender, você quer engajar seu lead.

Cuidado para não ser salesly! Seja relevante e guarde seus argumentos para a call. Deixo aqui mais um exemplo de como fazer essa abordagem:

Depois disso, segue o fluxo e você envia para o lead somente mais um contato de confirmação no dia da call.

Por que o closer também deve trabalhar com o fluxo de pré-call?

Vale muito lembrar que enfatizei o uso desse fluxo em prospecção para um hunter. No entanto, também é muito importante que o closer tenha esse fluxo disponível para usar.

Um hunter faz a passagem de bastão e apresenta o lead ao closer, que fica responsável pelo processo de vendas dali para frente, inclusive até reforça a data e o horário da call de DBA (Digital Business Asssessment).

Isso não significa que o closer não precise dar uma atenção ao lead no dia da call.

Nesse caso, um simples email de confirmação no dia da reunião, ao invés de apenas aceitar o invite da conversa, irá aumentar sua taxa de conversão de MQL (Marketing Qualified Lead) para SQL (Sales Qualified Lead).

Confirmação em um processo de Inbound

Geralmente, em inbound, o lead já demonstra um alto interesse em conhecer sua solução. Isso não exclui a possibilidade de um lead com alto fit te dar no-show no dia da call.

Qual a solução? Já sabe, né? Confirmar rapidamente a call por email.

Além disso, como bônus, você proporciona uma atenção especial a esse prospect, garantindo uma boa experiência de compra logo de início.

Quer ser um pouco mais atencioso porque é um deal estratégico?

Pega o telefone e fala com ele por 1 minutinho. Problema resolvido! A concorrência que se cuide porque você está engajando muito bem seu lead.

Já que estamos em uma etapa de closing com um ciclo de vendas relativamente longo, ter uma confirmação a cada reunião, nem que seja no chat do Skype minutos antes, pra variar um pouco, também é super importante.

Escala e Engajamento

Quem trabalha sabe que escalar e nutrir um funil com consistência e previsibilidade não é uma tarefa simples.

Se eu tenho um lead no meu pipeline, tudo o que eu não quero é que esse lead escape por alguma “rachadura” do meu funil.

Tudo isso justifica a adoção da metodologia de Sales Engagement e cadências em vendas.

Esse fluxo, em principal, contribui para que todo esforço investido buscando uma conexão não vá por água abaixo por causa de uma simples falta de atenção ou motivação, o que gera o desengajamento do lead.

Essas dicas são super valiosas e espero que te ajudem no controle dessas métricas.

Não se esqueça: indicadores são a principal base de análise dentro do seu processo de vendas!

FIM 🙂