[Flipchart Friday #35] Gestão de vendedores: como liderar de acordo com a meta diária?

Você sabe gerenciar os seus vendedores? Além disso, seus vendedores sabem gerenciar a própria rotina diária que eles devem cumprir.

É muito difícil saber se você, como vendedor, foi ou não produtivo naquele dia.

Tanto porque a sua eficiência não depende apenas do número de contas que você fecha, depende também do número de atividades que você realiza.

Então, para facilitar, vamos falar sobre a gestão de vendedores utilizando uma Planilha de Meta Diária, criada pela Rock Content em parceria com a Outbound Marketing.

Vamos lá?

Transcrição do vídeo

Fala pessoal! Aqui é a Izzy, eu sou Gerente de Vendas e Parcerias da Rock Content.

Eu estou neste Flipchart para falar com vocês sobre a gestão de vendedores através da nossa Planilha de Meta Diária.

Essa planilha foi muito utilizada pelo Matt, o nosso gringo, que é o VP de Vendas e, hoje, CRO da Rock Content.

Ela é muito útil porque produz uma série de indicadores, não só para os vendedores, como também para o gerente.

Leading x Lagging

O primeiro ponto que eu gostaria de falar com vocês sobre essa planilha são os leading and lagging indicators. Eles indicam a meta e o quão próximo você está de bater essa meta.

Por exemplo, o número final, por si só, é um leading indicator, ou seja, ele mostra o quanto eu preciso bater em reais para alcançar minha meta de vendas.

Só que, para eu chegar nesse valor ao final de um mês, de nada adianta só vender, eu tenho um processo a seguir.

• Enviar contratos;
• Fazer a venda de forma consultiva;
• Realizar os processos da venda, seja Digital Business Assessment (DBA) ou Digital Business Strategy (DBS).

Essas etapas representam os lagging indicators.

Os lagging indicators vão mostrar se os vendedores estão mais próximos de alcançar os resultados esperados ao final daquele mês.

A Planilha de Meta Diária vai mostrar, justamente, como está o nível de atividades diárias daquele vendedor.

Eu, enquanto representante de vendas e consultora, tinha uma grande dificuldade em fazer o tracking das minhas atividades diárias.

Às vezes, eu saía do escritório com a sensação de que eu não tinha trabalhado nada naquele dia.

Em outras vezes, eu saía com a sensação de que eu tinha dado o máximo, mas não tinha conseguido os resultados esperados.

A melhor forma de sair com motivação diária do escritório é organizar, por pontos, as atividades que eu realizava naquele dia.

Assim, eu consigo ter noção que, mesmo não tendo a sensação de que eu trabalhei bem, eu sei que o mínimo de atividades para eu ter sucesso no final do mês foi alcançado.

Fatores controláveis e Fatores incontroláveis

É importante dizer que não é só sobre motivação. Ainda temos fatores controláveis e incontroláveis em um processo de vendas.

Quando pensamos em fatores controláveis e incontroláveis, é fácil pensar o que o lead tentará explorar para estragar a venda e qual força iremos explorar para empurrar nossa solução.

É errado ter esse tipo de ponto de vista.

A regra número 1 de um bom vendedor é o accountability, ou responsabilização em cima, não só do processo, como de todas as etapas da construção de relacionamento com o lead.

Então, vamos supor que o lead tem um problema e eu estou apresentando a solução para aquele problema. Depois de apresentar a solução, eu vou mostrar que eu sou o melhor fornecedor dela.

Aqui, o vendedor precisa fazer todo o processo de fechamento de portas, que são:

• Budget;
• Autoridade ou processo de tomada de decisão;
• Interesse em comprar e solucionar o problema;
• Urgência de solucionar aquele problema.

Quando fechamos as portas, parece estar tudo certo.

Porém, existem outros fatores externos, que não podemos controlar, que podem impedir que a venda aconteça da melhor forma possível.

Eu mesma já vivi isso várias vezes no processo de vendas e é uma das coisas que o Matt, nosso gringo, sempre me falava:

Esse lead, que você tem certeza que vai comprar de você, vai quebrar o seu coração.

Parece que você fechou todas as portas, mas você não soube me responder o que é controlável e o que é incontrolável.

O que são os controláveis?

Os fatores controláveis de uma venda são:

• Volume de atividades;
• Ansiedade com o processo;
• Fechamento de portas.

Sobre ansiedade, ela parece ser algo que não é controlável, afinal, o mundo inteiro vive em um estado absoluto de ansiedade.

Porém, os bons vendedores não são aqueles que tentam combater a ansiedade, são aqueles que sabem gerenciá-la.

Esses vendedores tem um processo de vendas muito mais claro e bem definido, sem deixar transparecer nenhum tipo de ansiedade para o cliente.

Sobre fechamento de portas, o bom vendedor consegue saber se já tirou do cliente todo o processo de tomada de decisão, qual é o budget que ele tem para começar, e por aí vai.

O que são os incontroláveis?

Os incontroláveis são pessoas externas que podem afetar aquela negociação. Um bom exemplo disso são os influenciadores.

No processo de tomada de decisão, uma boa dica em vendas é tentar descobrir quem é o influenciador por trás do lead que vai tomar a decisão de comprar de você.

Uma boa ideia aqui é você identificar no lead um dos perfis de personalidade (executor, planejador, analítico).

Normalmente, quando temos uma pessoa extremamente analítica, ela vai compartilhar a boa ideia de comprar uma solução para a empresa com outra pessoa.

O vendedor pode então perceber quem é essa pessoa com quem ele vai compartilhar essa informação e buscar quais são as palavras-chave que serão usadas por ela.

Por outro lado, se você está conversando com uma pessoa comunicadora, ela pode ter que levar aquele processo de decisão para alguém acima dela na hierarquia.

Os cargos mais altos, normalmente, são ocupados por pessoas mais analíticas. Então, o que aquele diretor gostaria de ouvir?

• Ele quer ouvir leads?
• Ele quer ouvir vendas?
• Ele quer ouvir pontos de marketing?
• Ele quer ouvir pontos comerciais?

Ajuste o seu vocabulário de vendedor, não somente para o lead, mas também para a pessoa para quem ele vai apresentar a estratégia. Isso tudo está dentro do controle que você, como vendedor, pode ter.

Porém, existem outros pontos que estão fora do nosso controle, além dos influenciadores.

• Erros com o sistema: pode acontecer, por exemplo, de um boleto não ser compensado em tempo hábil para aquela venda entrar naquele mês;
• Competidores: alguma outra empresa fez alguma jogada de marketing que prejudicou a sua venda naquele momento.

Aqui você deve se lembrar que o bom vendedor sempre tem accountability como ponto fundamental do seu processo de vendas.

Isso quer dizer que para qualquer fator, seja ele controlável ou não, ele mesmo, como vendedor, vai assumir a responsabilidade de aprender com aquela situação e revertê-la para uma compra futura.

É muito difícil, uma vez que a objeção já existe, você conseguir contorná-la.

A melhor forma de vencer objeções é prevendo a maioria delas e avisando o lead que tal objeção pode aparecer em algum momento.

Por exemplo, na Rock Content trabalhamos com contratos de 12 meses. Por isso, uma objeção que sempre enfrentamos é a objeção da multa.

Uma boa técnica que os vendedores usam é:

Lead, eu sei que você vai ter problemas com o seu financeiro por causa dessa multa.

Porém, eu quero saber de você: você está disposto a assumir esse desafio de 12 meses para ver o resultado ao final de 1 ano?

Adiantando essa objeção, vamos ter mais sucesso para que ela não apareça como um fator surpresa lá no final da negociação.

Microgerenciamento

Já falamos sobre os leading and lagging indicators, sobre os controláveis e os incontroláveis e, agora, eu quero falar um pouco sobre microgerenciamento.

Eu sei que essa planilha de meta diária pode parecer muito detalhista porque, aparentemente, ela tenta detalhar o dia a dia, nas minúcias, e controlar demais os vendedores.

Em ambientes de startups é muito comum dar muita liberdade aos colaboradores, e isso é ótimo.

Porém, como eu disse no começo desse Flipchart, é muito comum também um vendedor não ter a noção certa se ele tem feito um bom trabalho.

Vários fatores podem influenciar o dia a dia de um vendedor.

Às vezes, uma reunião de 1 hora pode se estender por 3 horas, ou o vendedor pode estar mais para baixo, ou pode não ter aquela energia para manter a boa produtividade no dia.

Essa planilha vai ajudar muito o vendedor a ter controle do processo comercial.

Isso é muito interessante porque muitos vendedores tem uma visão extremamente positiva do pipeline. Porém, ao final do mês, vemos que nem metade do pipeline realmente converteu em vendas.

Ou seja, aquele vendedor que passou o mês super animado, pensando que conseguiu alcançar a meta facilmente, no final, vai ter um resultado negativo.

Com isso, ele fica com o coração partido por todo o processo de vendas.

Volume x Qualidade

Um vendedor que faz volume, com certeza vai ter lead virando ao final daquele processo comercial, seja no período de 1 mês, 2 meses, ou 3 meses.

Porém, um vendedor que é muito focado em qualidade pode sofrer com o volume.

Existe um paradoxo, que eu mesma já vivi como gestora de um time de vendas.

Alguns vendedores trabalham muito com volume e outros trabalham muito com qualidade. Os dois são muito bons, mas temos que tentar equilibrá-los.

O vendedor que trabalha com qualidade tem que ter um volume mínimo.

Se acontece algum fator incontrolável, ele não vai bater a meta, a não ser que ele tenha um plano B. Ele tem um cliente que está no pipeline com quem ele pode tentar adiantar as etapas do processo comercial.

Da mesma forma, aquele vendedor que trabalha com muito volume, deve prestar atenção se está vendendo planos com valor muito baixo.

Com isso, ele acaba pecando um pouco, seja no processo como um todo, ou no ciclo de vendas, ou no ticket médio daquele projeto.

Quando usamos a planilha de meta diária, conseguimos controlar o nível de atividade daqueles vendedores, considerando também o ticket médio das vendas.

Por exemplo, se o ticket médio estiver muito baixo, podemos reduzir as atividades e aumentar o ticket médio, para fazer com que aquele consultor trabalhe melhor a qualidade das vendas.

Isso não é controlar demais a rotina?

O microgerenciamento deve ser esquecido nessa Planilha de Meta Diária.

O objetivo dela não é ficar controlando ninguém, ficar no cangote falando o que você tem que fazer, ou o que você não deve fazer. A ideia não é essa.

Ela pode ser utilizada nas reuniões de 1:1 dos gestores com os seus vendedores, porque ela vai conseguir mostrar em qual ponto do processo existe um gap.

O DBA (Digital Business Assessment) é aquele processo em que o vendedor banca o detetive para entender quais são os pontos de dor do lead, qual é o problema que ele possui e se existe uma solução.

É comum existir um grande gap entre o DBA e o DBS. Por quê?

Os vendedores ficam com medo de passar leads bad fit para o DBS, que é a apresentação da proposta em si.

Com a Planilha de Meta Diária eu consigo ver o que o vendedor está deixando para trás. Esses podem ser alguns leads que seriam bons, se ele fizesse um pouco mais de esforço no fechamento de portas.

Como calcular os pontos na Planilha de Meta Diária?

Passando para o último tópico desse Flipchart, como podemos calcular os pontos da Planilha de Meta Diária? Utilizamos um modelo básico muito conhecido, utilizado tanto pela HubSpot, quanto pela Rock e pela Outbound.

Algumas métricas percentuais podem definir uma média de valores para o processo comercial.

Eu vou mostrar o que utilizamos, mas vocês precisam estudar o seu processo comercial e entender como está a conversão ao longo das etapas para adaptar esse cálculo para a sua realidade.

A utilização de pontos funciona de acordo com a nossa tabela de conversão.

Eu espero que para os deals, ou conexões, ou negociações iniciadas, eu tenha 10% de conversão, até ele efetivamente virar cliente da minha empresa.

Ou seja, 1 a cada 10 negociações, que começam naquele processo de conexão para descobrir qual é o problema e marcar o DBA, realmente chegam ao fim.

No DBA, que é onde eu vou bancar o detetive e entender o cenário do lead, eu tenho em torno de 20% de conversão, ou seja, 20% daquelas pessoas vão comprar minha solução.

Já no DBS, que é o Digital Business Strategy, onde apresentamos a proposta para o lead, eu tenho uma conversão maior que 40%.

Aqui entende-se que eu já fechei todas as portas e já fiz aquele processo de entender o problema e apresentar a solução.

Por fim, em contract sent, eu tenho 90% de conversão. Por que não é 100%?

Porque o ideal é você considerar o lead como cliente somente quando ele paga pelo contrato. Pode acontecer do contrato, por qualquer motivo, ser assinado, mas não ser pago.

Isso pode ser um churn muito precoce que você poderia ter evitado.

Então, esses pontos servem como base para a Planilha de Meta Diária, por exemplo:

• 1 conexão vale 1 ponto na planilha;
• 1 DBA vale 2 pontos na planilha;
• 1 DBS vale 4 pontos na planilha;
• 1 contrato enviado vale 9 pontos na planilha.

Um vendedor deve alcançar uma média de 10 pontos por dia, sempre alternando as atividades.

Nunca é bom ele somente conectar, abrindo 10 novas negociações em um dia, porque esse pode ser um dia não tão produtivo.

O ideal, como gestor, é mostrar para esse vendedor que diversificar esse pipeline pode ser muito interessante, até para que o trabalho não fique maçante.

Então, se em um dia ele abre, por exemplo, 8 negociações e faz um DBA, ele já vai alcançar aquela meta diária que vai levá-lo ao sucesso no final do mês.

Se a qualidade não funcionar bem, o volume salva aquele vendedor.

Se eu fiz 1 DBS, ou seja, se eu apresentei uma proposta naquele dia, essa etapa normalmente toma muito tempo.

Não basta só chegar com a apresentação e mostrar para o lead, eu tenho que estudar e entender qual é o mercado para montar a demonstração de produto que vai solucionar o problema dele.

Eu não estou falando em só gastar uma hora aqui, o DBS toma muito mais tempo que isso. Por isso, temos que considerar que esse vendedor teve todo esse trabalho além da conversa em si com o lead.

É sempre bom ele tentar diferenciar esse pipeline diário para que ele tenha sucesso lá no final do mês.

Conclusão: a gestão de vendedores com a Planilha de Meta Diária

Eu espero que isso sirva como base para o seu processo de vendas. Não deixem de fazer o download da Planilha de Meta Diária.

Vocês podem adaptá-la, facilmente, à realidade de vocês.

Nós fizemos essa planilha com base, não só no que a HubSpot faz, como também nos ensinamentos do Matt e em nossa parceira, Outbound Marketing.

Estou à disposição para qualquer dúvida e até o próximo Flipchart.