Como garantir eficiência operacional na etapa de prospecção e multiplicar o número de leads

Antes de entrar na OTB eu acreditava que para um vendedor ter sucesso ele precisava estar focado nos resultados e, em minha concepção, o sucesso seria a aquisição de novos clientes.

Imagine um alpinista que tem o sonho de escalar o Monte Everest.

Suponho que a sensação de fazer o extraordinário, chegar ao topo e fincar a sua bandeira é o que mais o motiva, mas se ele não estiver focado durante os todos os dias de escalada até o cume, provavelmente vai desistir ou congelar no meio do caminho.

Da mesma forma, nós vendedores almejamos contribuir para o aumento de receita do negócio como um todo, adquirindo e retendo novos clientes e, claro, ganhando aquela comissão amiga.

No entanto nada disso é sustentável sem eficiência operacional em vendas.

Nosso foco principal de ação, como vendedores ou gestores de vendas, deve ser naquilo que temos mais controle sobre, ou seja, nas atividades do processo de vendas.

Sabemos que um processo estratégico não pode ser baseado em achismos, o ideal é que seja sempre direcionado por dados.

O processo de vendas direcionado por dados

Um processo data driven, ou direcionado por dados, utiliza os seguintes dados para apoiar decisões e identificar pontos de melhora:

• Resultados de negócio: representam os resultados finais dos processos de geração de receita, como crescimento de receita, margem de lucro e satisfação de clientes;
• Objetivos de vendas: representam o resultado dos esforços de vendas e o cliente é quem tem influência mais direta sobre eles, por exemplo, a aquisição de novos clientes, retenção de clientes e mix de produto;
• Atividades de vendas: representam as mensuráveis mais gerenciáveis dentro de um processo, como número de ligações e emails enviados, reuniões marcadas e tempo gasto com coaching de vendedores.

O último conjunto de mensuráveis é o que pode ser influenciado diretamente por você e é o que vai guiar seus passos e trazer a eficiência para seu processo.

São as métricas de atividades de vendas que trazem um entendimento de gargalos e permitem que o processo seja analisado e aprimorado no dia a dia

A eficiência operacional em vendas se refere a agilidade somada a qualidade na execução de cada tarefa do processo comercial e é importante para diversos tipos de empresas.

Caso a sua realidade seja a de uma empresa bem estabelecida, conseguir se adaptar constantemente à rápida evolução do mercado é condição para não congelar.

A eficiência operacional e as startups

Já para quem faz parte de uma startup, como eu, agilidade é indispensável.

Com a eficiência em vendas é possível maximizar os recursos que estão a disposição sem comprometer a qualidade do que é feito.

Isso é possível se o processo e as ferramentas estiverem voltadas para criar uma condição de engajamento, tanto do lado do vendedor quanto do lado do cliente.

Eficiência operacional em vendas, então, está em aproveitar ao máximo todos os recursos disponíveis com agilidade para fazer mais e com qualidade para aproveitar as oportunidades da melhor maneira possível.

Agora você deve estar se perguntando: Como sei que vou sobreviver à escalada ao monte Everest? Ou, caso não tenha gostado da minha analogia, como sei que o meu processo de vendas é eficiente?

Como calcular sua eficiência?

Provavelmente você já sabe a resposta. Se o seu esforço de vendas ($$$) não está trazendo retorno em receita, não há eficiência.

Investidores utilizam a eficiência em vendas para comparar startups de diversos setores e indústrias. Há uma métrica para esse benchmark denominada número mágico, com diversas variantes.

A métrica mais utilizada é essa:

[(Receita do quarter atual – Receita do quarter anterior) x 4] / Custos em marketing e vendas do quarter anterior

Quando esse número é menor que 1 está na hora de revisar o seu processo e garantir que há eficiência. Pode também ser o caso de uma saturação do mercado, o que traz a necessidade de vender dentro de seus próprios clientes (cross-sell e up-sell).

Se esse número é maior que 2 indica que as coisas estão indo bem e que um investimento em vendas e marketing pode trazer ainda mais retorno.

Se a eficiência em vendas ainda não é uma realidade no seu cenário, não desanime. Para reverter essa situação há muito o que pode ser feito!

Se você olhar para dentro e analisar cada etapa do seu processo conseguirá identificar os erros e fraquezas, aquilo que precisa ser reestruturado ou otimizado.

Fortaleça o seu processo

Se uma tempestade estiver se aproximando durante a escalada do alpinista, ele terá que se adaptar a esse contexto para sobreviver e também deverá ter os recursos necessários para identificar essa ameaça, não é?

Da mesma forma, estamos inseridos em um contexto de mudanças contínuas, por isso o processo de vendas deve ser forte o bastante para que as fraquezas sejam facilmente identificadas.

A segmentação é uma alternativa que traz essa eficiência para o processo comercial.

Com profissionais especialistas em cada etapa do processo de vendas, além de garantir mais qualidade, tudo fica mais claro e é mais fácil apontar aquilo que precisa ser melhorado.

O processo de vendas segmentado também permite que seja mantida uma cadência para todos os leads, garantindo um maior engajamento deles em seu processo, uma parte do que chamamos de sales engagement.

Afinal, no caso de um vendedor “faz tudo”, a chance de leads ficarem perdidos no meio do caminho é muito maior.

Introduza métricas relacionadas à atividades de vendas

As métricas são de grande valor para a vida de um gestor, mas também para a vida de um vendedor.

Como você vai chegar ao cume do Everest sem passar pelos obstáculos do caminho?

Mas lembre-se que, em eficiência operacional em vendas, o que deve ser medido é aquilo que podemos controlar melhor, ou seja, os números relacionados às atividades de vendas.

Aconselho dar uma olhada nesse artigo do Harvard Business Review sobre como encontrar quais são essas métricas no seu processo.

Implemente softwares que irão te ajudar

O efeito da eliminação de atividades que não estão diretamente relacionadas às vendas será sentido nas métricas e se refletirá nos objetivos de vendas e nos resultados do negócio.

Hoje existem diversas tecnologias que conseguem resolver as ineficiências de um processo.

Se você notar que não tem nenhum controle sobre o seu processo, que só consegue mensurar os seus objetivos, mas não consegue fazer o mesmo com suas atividades, por exemplo, a implementação de um software será essencial para mudar essa realidade.

Indo além, um software de sales engagement como o Reev, vai te ajudar a ser ainda mais eficiente e ter ainda mais controle sobre as suas atividades no dia a dia.

Se você notar que não consegue manter uma cadência de contatos ou não consegue medir e testar a qualidade dessa cadência, sua solução pode estar em um software como esse.

Agora, a escolha entre customizar ou automatizar para melhorar ainda mais a sua eficiência depende de você e do seu processo. Saiba tomar essa decisão!

Como eu garanto eficiência operacional?

Como hunter aqui na Outbound Marketing o meu trabalho engloba conseguir um primeiro contato com os leads que chegam até mim através do time de Inteligência Comercial.

O objetivo desse contato é fazer uma qualificação por perfil, ou seja, validar se realmente posso ajudá-lo com minha solução, além de fomentar o interesse desse lead em uma conversa mais aprofundada.

Como trabalhamos focados na eficiência em vendas sei como meu trabalho será avaliado e isso vem me ajudado muito nesses primeiros meses de OTB.

Sei que para ser eficiente devo enviar um número X de emails por dia e fazer o número Y de ligações para conseguir o número Z de reuniões.

Só assim consigo alcançar eficientemente minha meta semanal de MQLs, tudo isso com a qualidade necessária.

Se todos os dias eu tivesse que pensar em cada um dos meus leads e no que eu tenho que fazer para que cada um deles se torne um MQL, boa parte do meu tempo seria voltado para me organizar e decidir por onde começar.

E isso não é eficiência.

Mas, como tenho o suporte de um processo forte, métricas que me guiam e o Reev, nosso software de engajamento em vendas que ajuda na execução das tarefas com escala e personalização, posso dispor mais tempo naquilo que exige mais esforço.

Consigo investir em desenvolver a qualidade das minhas atividades e em meu aprimoramento profissional, além de mensurar, com muito mais assertividade, o que deu certo e o que preciso melhorar para ser uma alpinista de sucesso.