O cliente disse sim, e agora? Como fazer a assinatura de contrato sem traumas

Mesmo em meio à crise econômica, o mercado de serviços nunca esteve tão aquecido no Brasil. E o motivo desse crescimento está na mudança de consumo dos clientes, que tem sido acompanhada pela economia da recorrência – a substituição da compra de um produto físico pelo acesso a serviços que facilitam a vida de pessoas e a gestão de negócios. 

Essa mudança, inclusive, foi o que abriu as portas para empresas SaaS como a Resultados Digitais e Vindi, que oferecem um software como serviço. Além de ser um modelo benéfico para as empresas nos quesitos agilidade, redução de custos e foco nos esforços de TI, o SaaS já está consolidado no mercado externo. No Brasil, esse modelo tem crescido e apresentado grande potencial para atingir números exponenciais.

Uma pesquisa de 2015 da Associação Brasileira das Empresas de Softwares sobre o mercado SaaS apontou que 42,4% das empresas que trabalham com softwares na nuvem optaram por esse modelo por conta de uma evolução natural de um produto já existente, enquanto que 22,2% disseram ter identificado uma oportunidade nesse mercado.

Alta taxa de adesão de pessoas e empresas, agilidade nas atividades, redução de custos e foco nos esforços de TI. Esses são todos os motivos citados até aqui para fomentar sobre o quanto o mercado de Software as a Service tem potencial para crescer no Brasil. Isso sem falar em outros serviços complementares, como consultorias, por exemplo.

Mas então, o que é que pode ser um problema para essas empresas com um mercado tão promissor? Os contratos!

Se você consegue escalar seu negócio e adquire cada vez mais clientes, mas não faz com que a entrada do consumidor seja acompanhada de uma boa experiência, ele – que você investiu tempo e dinheiro para atrair –  pode desistir do seu produto e ir para o concorrente.

Por isso, nesse conteúdo vamos te dar as melhores dicas para tornar a assinatura do contrato um momento ágil, simples e fácil. Ou seja, um momento agradável para você e seus clientes.

Mas, antes de falar sobre as dicas que vão otimizar a elaboração do seu contrato, é necessário entender o que é contrato de prestação de serviços – a modalidade usada por empresas SaaS, por exemplo – e quais as principais informações a serem trabalhadas nele.

Como fazer um contrato de prestação de serviços?

Assim como todo documento, o contrato de prestação de serviços também segue um modelo com itens pré-definidos. São eles:

Identificação

Os contratos de prestação de serviços devem ser iniciados com a qualificação das partes envolvidas na negociação. Ou seja, quem é a empresa contratante (se pessoa física ou jurídica) e a contratada (empresa que presta o serviço). As informações que devem constar neste tópico são:

• Razão Social;
• Número do CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica);
• Endereço da sede (logradouro, bairro, cidade, UF e CEP);
• Dados do representante da empresa.

Objeto

O objeto é uma espécie de resumo do serviço genérico que está sendo prestado pela contratada (prestadora do serviço) e aderido pela contratante (empresa/pessoa física).

Esse é um ponto padrão, pois o cliente que chega até a assinatura do contrato já conhece o produto, mas isso deve constar no documento.

Obrigação da contratada

Essa cláusula é usada para especificar quais serão os serviços fornecidos pela empresa prestadora do serviço e todas as regras gerais estabelecidas na negociação para que não ocorra nenhuma “surpresa” durante o uso/prestação dos serviços.

Exemplos de informações que constam neste tópico são:

• Sigilos que foram negociados entre as partes;
• A possibilidade de a contratante falar da empresa para outras.

Obrigações da contratante

Aqui são informadas as condições que a contratante vai se comprometer com a contratada, como: o que a empresa tem que fazer para se beneficiar do serviço que contratou.

Serviços prestados

São especificados todos os serviços que serão executados. Por exemplo, no contrato SaaS a pessoa não adere apenas ao acesso à plataforma/software, mas também ao suporte, atendimento via canais de comunicação, adesão de outras funcionalidades opcionais etc.

Condições de pagamento

Aqui define-se as condições de pagamento, como os prazos e os meios utilizados pelo contratante para pagar a empresa.

Leia também: Seu cliente quer desconto? 4 técnicas de vendas para sair dessa

Rescisão

Nesse ponto são estabelecidas as regras no caso de ocorrerem infrações nas cláusulas contratuais ou a falta do cumprimento das obrigações acordadas por alguma das partes envolvidas.

Aqui é estabelecido um prazo mínimo para que a contratante avise a empresa prestadora do serviço que irá cancelar a adesão do acesso ao serviços e demais funcionalidades adquiridas.

Agora que você já sabe os tópicos mais importantes que um contrato de prestação de serviços deve ter, vamos às 4 dicas que podem melhorar a elaboração dele e tornar a assinatura um momento simples, ágil e fácil para seu cliente.

4 Dicas para tornar a assinatura de contrato um momento agradável

Use uma linguagem objetiva

Um dos maiores problemas dos contratos (em todos os âmbitos) é a linguagem difícil e burocrática usada por quem formata o documento.

Em sua maioria, os contratos são elaborados por advogados ou contadores que regem a descrição das cláusulas de acordo com a legislação (como previsto em lei) e, por isso, usam termos que tornam o processo de entendimento do cliente uma coisa complexa.

É importante que um advogado esteja envolvido na elaboração de um contrato de prestação de serviços. Isso porque as cláusulas de negociação devem ser regidas pela lei.

Mas o documento pode conter uma linguagem jurídica sem ser maçante. O contrato não precisa ser construído pelo advogado e, ainda que seja, pode ser escrito de uma forma que seu cliente entenda sem precisar que alguém “traduza” o que está escrito.

Seja flexível

Desde o período Romano os contratos já existiam e eram usados para que os mercadores atraíssem os devedores submetendo-os às suas vontades.

Depois, os contratos passaram a ser consensuais. No período feudal, por exemplo, senhores e reis negociavam terras por apoio militar depois de longas horas de conversa.

Isso significa que um contrato continha interesses de ambas as partes. E, ainda hoje, deve ser assim.

Você pode ter um modelo padrão de contrato para sua empresa, mas deve ser flexível no caso de um cliente pedir alterações de alguma cláusula disposta no documento.

Lembre-se que vocês estão em uma negociação e podem seguir suas próprias regras – desde que não seja nada ilegal ou que afete seu negócio ou produto.

Evite erros

Às vezes, a grande demanda de novos contratantes pode fazer com que o processo de preenchimento de dados contenha erros. Isso implica no atraso da assinatura e, dependendo do tempo perdido, na desistência do cliente.

O levantamento das informações para preenchimento do contrato deve ser feito de forma correta, assim você evita erros e o consequente atraso no envio do contrato.

Use a equipe comercial para recolher os dados durante o contato com o cliente, isso agiliza o processo.

Outra dica, principalmente para negócios B2B, é conferir as informações levantadas no site da Receita Federal usando  a consulta de CNPJ.

Automatize o processo

No início deste post, comentamos sobre o fato de as empresas SaaS facilitarem o acesso e agilizarem o processo do uso de tecnologias para os clientes. Se o produto é fácil e acessível, por que não facilitar também a contratação dele automatizando a assinatura?

Hoje existem empresas (SaaS, inclusive) que permitem que os documentos sejam assinados de forma eletrônica. Você só precisa enviar o contrato pronto para o seu cliente, ele assina de forma digital e reenvia para você. Isso é ganho de agilidade e contratos assinados em pouco tempo.

Esses sistemas são seguros e juridicamente válidos. Duas empresas que fazem o processo de assinatura muito bem são Clicksign e DocYouSign.

Conclusão

Com a mudança de comportamento dos consumidores e as necessidades de acesso e gestão, empresas de serviços como as SaaS têm uma grande chance de escalabilidade e precisam estar prontas para atender às grandes demandas de entrada de clientes.

Não basta só conquistar, mas engajar seu cliente. E a experiência da assinatura de contrato é a porta de entrada para isso. Então siga nossas dicas e evite problemas.

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Esse conteúdo foi escrito pela equipe da Vindi, uma plataforma completa para receber pagamentos online. Nela você pode fazer cobranças recorrentes tranquilamente, já que a Vindi foi projetada pensando na escala de negócios de assinaturas, planos e mensalidades. Para saber mais sobre a ferramenta, clique aqui.

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