Agenda de Outbound: como montar a rotina de prospecção ideal

Organização é vital para não deixar acumular tarefas no dia a dia e ter consciência do que precisa ser feito. No Outbound não poderia ser diferente!

No modelo tradicional essa tarefa é difícil de ser feita, pois não existe uma divisão clara do trabalho que deve ser realizado pelo vendedor. Isso acontece devido a grande parte dele ser On Demand. O executivo de vendas não consegue ter uma agenda clara do que fazer pois ele depende de reuniões a serem agendadas, e caso surja uma, ele terá menos tempo para prospectar e realizar atividades de qualificação/treinamento.

Essa desorganização é outro fator que atrapalhava a previsibilidade de resultados. Como todo dia começava no “escuro”, o vendedor só sabia as atividades que iria desempenhar de acordo com as respostas que recebesse dos Prospects. Isso é algo que definitivamente não pode acontecer.

Mas como isso já é algo bastante enraizado na cultura de vendas brasileira, a solução, que é extremamente simples, acaba não parecendo óbvia aos nossos olhos.

Em um artigo da Salesloft, eles descrevem por meio de um infográfico como é a rotina diária dos seus SDRs e Executivos de Vendas. Confesso que no momento em que eu li, não enxerguei muito valor, ainda mais na época, que apenas desempenhava a função de Inteligência Comercial. Como as minhas atividades dependiam apenas do meu esforço e os seus Inputs não estavam vinculados a terceiros, a minha agenda era extremamente fácil de organizar.

Entretanto, quando comecei a gerenciar todo o time de Outbound, percebi que depois de 1-2 semanas realizando contatos diariamente, a agenda da equipe começava a ficar bastante ocupada e muitos leads eram perdidos em meio a bagunça que imperava.

No texto, vou descrever alguns processos que desenhamos para reduzir esse problema, além da utilização do Google Calendar para facilitar a organização das tarefas diárias.

Agenda de Outbound

Como já disse, o trabalho que realizei com minha equipe de Outbound começou a ficar bastante bagunçado depois de algumas poucas semanas. Eu, como gestor de primeira viagem e focado em gerar resultado rápido, comecei a tentar avaliar o que estava acontecendo de errado no processo, pois seguíamos a cartilha proposta por Aaron Ross, mas, mesmo assim, estávamos com dificuldade para melhorar nossa taxa de conversão, pois acabávamos queimando vários leads.

Assim que comecei a acompanhar o time no dia a dia, percebi qual era o problema: pouquíssimos leads eram colocados em um fluxo de cadência, pois não existia uma agenda clara de quais tarefas seriam desempenhadas no dia e em quais horários.

Pode até parecer engessado, mas em um processo onde são realizados mais de 20 calls por dia, é essencial saber quais os melhores horários para se ligar e a rotina que deve ser seguida. Não vou generalizar em relação as melhores horas para se realizar as atividades de prospecção, pois isso depende do mercado em que cada empresa está atuando. A agenda que vou mostrar aqui é semelhante a que eu utilizava e serve apenas de exemplo! 😉

Inteligência Comercial

No começo do dia, de 8 as 10 o foco era de gerar contatos para o time de Prospecção, já fazendo uma qualificação prévia para depois repassar. Toda a passagem de bastão era feita via CRM, até para não termos o trabalho de lidar com várias planilhas.

Já de 10 as 11 era feita um alinhamento com o time de Prospecção em relação ao melhor discurso a ser utilizado. Era o momento do dia onde eram trocadas experiências entre as equipes e no longo prazo acabava gerando uma “sintonia fina” entre os times, já que a Inteligência sabia os pontos que não eram relevantes para o prospecção e os filtrava antes do repasse. Já os prospectores englobavam mais informações ao seu discurso e colhiam o resultado em suas taxas de conversão.

11 a 12 era o momento de estudar os concorrentes, realizando cliente oculto e estudando fatores que iam desde a comunicação dos seus sites até a argumentação do seu time de venda. Caso seja um mercado com poucos concorrentes é interessante realizar uma análise mais aprofundada, avaliando até como eles falam da sua empresa para o mercado.

E é claro, para manter a rotina leve e menos estressante, o horário que vai de 12 até as 1 se divide entre o almoço e hora de lazer, que eu particularmente preferia passar jogando FIFA ou sinuca (o meu desempenho só era aceitável no primeiro :/ ).

Depois do descanso, de 1 as 3 chegava a hora de se estudar o mercado. Eu normalmente pesquisava fatores que impactavam no negócio da empresa em que eu atuava, como por exemplo cotação do dólar e regime tributário.

De 3 as 4, todo o tempo era dedicado a atualização profissional. Era a hora onde entrava em blogs e lia material relevante ao meu trabalho, até para tentar sempre inovar onde atuava e pesquisar ferramentas/sistemas que tornavam o meu trabalho mais fácil.

Já ao final do dia, normalmente de 4 as 5 era realizada uma Daily Meeting, uma reunião rápida realizada entre todo o time de Outbound. Nela verificávamos as melhores e piores práticas do dia, para potencializarmos os acertos e não insistirmos nos erros. Todos passavam um rápido briefing das atividades do dia e o gestor direcionava o trabalho de cada um de acordo com o resultado gerado. Esse é praticamente o único ponto do processo que era comum a todas as funções do Outbound.

Agenda Prospector

O dia do Prospector começava de 8 as 10 com ele respondendo aos emails dos prospects e internos. É o momento de “limpar” a caixa de entrada.

De 10 as 11 ele alinhava com o time de Inteligência Comercial o melhor discurso para utilizar em sua prospecção.

De 11 a 12 eram enviados alguns emails de prospecção, normalmente o primeiro contato.

De 12 a 1 tal qual a Inteligência Comercial era o momento do almoço/lazer.

De 1 as 4 todo o tempo era direcionado a prospecção, via call ou email.

De 4 as 5, ele também participa da Daily Meeting, para alinhar com o resto da equipe como foram as prospecções do dia e colher feedback do gestor.

SDR e Executivo de Vendas

É verdade que essas duas funções não comportam uma agenda rígida, mas não é por isso que ela deve deixar de existir. Existem algumas etapas essenciais que precisam ser controladas diariamente para não deixar nenhum MQL ou SQL esfriar.

Vamos começar falando do fluxo de cadência. Como o Diego Gomes já falou em um artigo no seu blog, um profissional de vendas de alta perfomance não pode ter medo de realizar follow-ups. É comum depois de certo tempo e volume de contatos recebidos, os SDRs e Executivos de Vendas esquecerem um ou outro lead menor que receberam, e isso infelizmente, é natural quando não existe um processo de fluxo de cadência.

Vou explicar um pouco como esse processo funciona: toda área comercial estruturada possui um pipeline com etapas bem definidas, que contém atividades especificas que devem ser seguidas à risca. Nessas empresas, em média, um Qualificador/Vendedor não pode demorar mais que 2 dias para entrar em contato com um lead que recebeu do time de prospecção. Caso ele ative o Prospect e não obtenha resposta, o ideal é que ele o coloque dentro do seu fluxo de cadência, onde ele vai entrar em contato diariamente, seja via email ou ligação, com todas as atividades sendo controlados via CRM.

Com a existência de um fluxo constante de atividades a serem realizadas, você percebeu que é sim possível organizar uma agenda para seus SDRs e Vendedores.

A rotina começa de 8 às 9 limpando a caixa de email, respondendo também os MQLs que estavam no seu fluxo de cadência e tiveram interesse em marcar uma call/demonstração de produto.

Depois, de 9 às 11 o seu trabalho é estabelecer o primeiro contato com os MQLs repassados pelo time de Prospectores, disponibilizando possíveis horários para agendar uma reunião de demonstração de produto ou de alinhamento de expectativas.

De 11 às 12, sua função é colocar no fluxo de cadência todos aqueles contatos que não responderam ao primeiro email de conexão.

De 12 a 1 é a hora do almoço e lazer. Particularmente, a minha preferência sempre foi por jogar FIFA nessa hora. É bom para manter o espírito competitivo em alta e voltar mais tranquilo para o trabalho (só falo isso porque sou péssimo na sinuca, admito!).

De 1 às 2 o ideal é seguir com o fluxo de cadência. Também é interessante o SDR aproveitar esse tempo para consumir algum conteúdo relevante para o seu trabalho. Nesse momento grande parte dos MQLs não está disposta a conversar, até pela proximidade com o almoço, então é bom usar esse momento de forma produtiva.

De 2 às 4 é o horário ideal para agendar reuniões, pelo menos nos mercados onde já atuei. Era incrível como grande parte dos MQLs agenda reuniões nessa faixa do dia.

De 4 às 5, e isso é obrigatório para todos os membros do time, era o momento da daily meeting. Nela era alinhado com todo o time a retrospectiva do dia, com os melhores e piores resultados.

Já para o vendedor, não se altera muita coisa, ainda mais se levarmos em conta que o trabalho desenvolvido é muito semelhante ao do SDR, com a diferença que enquanto um tem um foco consultivo, de entender a dor do cliente a fundo sem uma necessidade clara de gerar urgência, o outro tem foco na análise de pontos mais técnicos da venda além do fechamento. Então, na nossa agenda ficticia do SDR, basta substituir contatos repassados pelo time de Prospecção por equipe de Desenvolvimento de Vendas (é a tradução adaptada de SDR haha) e MQLs por SQLs.

Ao final de todo esse processo, outra dica que temos para dar é: envie convites das reuniões agendadas para os seus leads pelo Google Calendar. Às vezes acontece do SDR/Vendedor ligar para um MQL/SQL e ele cancelar a reunião em cima da hora porque esqueceu dela e agendou outro compromisso no mesmo horário. Além de evitar que a informação fique dispersa, ele sincroniza com seu o Smartphone, Tablet e também com os dos MQL/SQLs, enviando uma notificação lembrando que ocorrerá uma reunião .

Já as demais atividades devem ser controladas e coordenadas via CRM, com o Google Calendar servindo apenas de lembrete da rotina que deve ser seguida.

Fluxo de Cadência – Particularidades

Quando desenhei meu primeiro fluxo de cadência, tinha bastante dificuldade para saber o número de follow ups ideal a ser realizado e o espaço de tempo entre eles. Essa complicação ocorre pois é dificil encontrar dois mercados semelhantes, logo, devem existir fluxos específicos para cada um deles.

Isso pode parecer uma trivialidade que não merece atenção, mas pense na seguinte situação: a agenda de um diretor de T.I é igual a de um Gerente Financeiro?! Como todos já sabem a resposta, fica fácil explicar a necessidade de criar fluxos diferentes para cada persona, de forma semelhante ao Inbound.

Qual ferramenta utilizar para controlar o fluxo de cadência?

O controle pode ser feito por planilhas ou CRM, mas o meu conselho pessoal é ficar longe do Excel e Google Sheets nessas horas. Sugiro isso por três motivos:

• Planilhas não te enviam notificações push sobre as atividades a serem realizadas
• Rapidamente as planilhas estarão saturadas de informação
• O ideal é centralizar todas as informações no CRM, para acompanhamento do time

Ferramentas como o Pipedrive, Salesforce, Zoho, Agendor e outros cumprem bem essa função.

O CRM é a solução para organizar meus SDRs e Vendedores

A resposta é: também! Só com toda as informações e atividades do lead inseridos no CRM que é possível para o gestor acompanhar se os processos de fato estão sendo cumpridos como deveriam e se a agenda de todos está em dia, além de facilitar o acesso a relatórios e inúmeras outras vantagens que planilhas não oferecem de forma nativa.

Muitas empresas possuem dificuldade de inserir os seus vendedores nessas novas ferramentas, mas lembre-se, várias medidas podem ser tomadas para auxiliar em momentos como esses. Desde atrelar a comissão ao preenchimento do CRM até buscar profissionais com menos experiência e vícios de mercado.

Deve fazer parte da cultura da empresa cobrar que o time de Outbound inteiro seja organizado e abrir mão disso é abraçar fortemente a possibilidade de fracasso!

E sua empresa, como está montando a agenda de vendas e fluxo de cadência? Se está com dificuldade para montar uma rotina de vendas que motive o seu time, entre em contato com o nosso time de consultoria que iremos lhe auxiliar!