Vendas

Agenda de Outbound – Parte II

No texto passado, falamos um pouco da rotina da Inteligência Comercial e do Prospector e mostramos como organizar a agenda do dia a dia facilita o trabalho e torna-o mais eficiente. E como todo o processo de Outbound é direcionado por indicadores e metas, é essencial ter uma rotina bem definida para não ter surpresas no final do mês, senão o cenário “tenho 2 dias e 30 MQLs para gerar” pode se tornar uma constante desagradável em sua empresa.

Agora, iremos falar da parte mais sensível do processo, onde um erro é a diferença entre a venda realizada e o fracasso, além de ser a parte da cadeia de valor do Outbound onde ocorre a maior parcela do ciclo de vendas. Estamos falando da etapa de qualificação e fechamento.

Você deve estar pensando: é impossível fechar uma agenda como a do Prospector e Inteligência Comercial para Executivos de Vendas e SDRs. E eu discordo em gênero, número e grau! É possível sim definir uma agenda clara a ser seguida.

Como esses dois possuem uma rotina de trabalho um tanto mais atribulada, já que dependem de reuniões agendadas com leads que constantemente as desmarcam ou pedem para reagendar, a tendência é que depois de um curto espaço de tempo eles abram mão de organizar suas agendas, e por isso, o gestor deve ter atenção redobrada para evitar que essa realidade se concretize.

Iremos dar algumas sugestões de como organizar o tempo e falar do benefício que o CRM traz nesse processo.

Agenda de Outbound – SDR e Executivo de Vendas

Já falamos acima que a rotina dessas duas funções não permite uma agenda rígida, mas não é por isso que ela deve deixar de existir. Existem algumas etapas essenciais que precisam ser controladas diariamente para não deixar nenhum MQL ou SQL esfriar.

Vamos começar falando do fluxo de cadência. Como o Diego Gomes já falou em um artigo no seu blog, um profissional de vendas de alta perfomance não pode ter medo de realizar follow-ups. É comum depois de certo tempo e volume de contatos recebidos, os SDRs e Executivos de Vendas esquecerem um ou outro lead menor que receberam, e isso infelizmente, é natural quando não existe um processo de fluxo de cadência.

Vou explicar um pouco como esse processo funciona: toda área comercial estruturada possui um pipeline com etapas bem definidas, que contém atividades especificas que devem ser seguidas à risca. Nessas empresas, em média, um Qualificador/Vendedor não pode demorar mais que 2 dias para entrar em contato com um lead que recebeu do time de prospecção. Caso ele ative o Prospect e não obtenha resposta, o ideal é que ele o coloque dentro do seu fluxo de cadência, onde ele vai entrar em contato diariamente, seja via email ou ligação, com todas as atividades sendo controlados via CRM.

Com a existência de um fluxo constante de atividades a serem realizadas, você percebeu que é sim possível organizar uma agenda para seus SDRs e Vendedores. Abaixo temos um exemplo de uma possível fluxo de trabalho diário de um SDR.

Agenda SDR

A rotina começa de 8 às 9 limpando a caixa de email, respondendo também os MQLs que estavam no seu fluxo de cadência e tiveram interesse em marcar uma call/demonstração de produto.

Depois, de 9 às 11 o seu trabalho é estabelecer o primeiro contato com os MQLs repassados pelo time de Prospectores, disponibilizando possíveis horários para agendar uma reunião de demonstração de produto ou de alinhamento de expectativas.

De 11 às 12, sua função é colocar no fluxo de cadência todos aqueles contatos que não responderam ao primeiro email de conexão.

De 12 a 1 é a hora do almoço e lazer. Particularmente, a minha preferência sempre foi por jogar FIFA nessa hora. É bom para manter o espírito competitivo em alta e voltar mais tranquilo para o trabalho (só falo isso porque sou péssimo na sinuca, admito!).

De 1 às 2 o ideal é seguir com o fluxo de cadência. Também é interessante o SDR aproveitar esse tempo para consumir algum conteúdo relevante para o seu trabalho. Nesse momento grande parte dos MQLs não está disposta a conversar, até pela proximidade com o almoço, então é bom usar esse momento de forma produtiva.

De 2 às 4 é o horário ideal para agendar reuniões, pelo menos nos mercados onde já atuei. Era incrível como grande parte dos MQLs agenda reuniões nessa faixa do dia.

De 4 às 5, e isso é obrigatório para todos os membros do time, era o momento da daily meeting. Nela era alinhado com todo o time a retrospectiva do dia, com os melhores e piores resultados.

Já para o vendedor, não se altera muita coisa, ainda mais se levarmos em conta que o trabalho desenvolvido é muito semelhante ao do SDR, com a diferença que enquanto um tem um foco consultivo, de entender a dor do cliente a fundo sem uma necessidade clara de gerar urgência, o outro tem foco na análise de pontos mais técnicos da venda além do fechamento. Então, na nossa agenda ficticia do SDR, basta substituir contatos repassados pelo time de Prospecção por equipe de Desenvolvimento de Vendas (é a tradução adaptada de SDR haha) e MQLs por SQLs.

Ao final de todo esse processo, outra dica que temos para dar é: envie convites das reuniões agendadas para os seus leads pelo Google Calendar. Às vezes acontece do SDR/Vendedor ligar para um MQL/SQL e ele cancelar a reunião em cima da hora porque esqueceu dela e agendou outro compromisso no mesmo horário. Além de evitar que a informação fique dispersa, ele sincroniza com seu o Smartphone, Tablet e também com os dos MQL/SQLs, enviando uma notificação lembrando que ocorrerá uma reunião .

Compromisso Outbound Marketing

Já as demais atividades devem ser controladas e coordenadas via CRM, com o Google Calendar servindo apenas de lembrete da rotina que deve ser seguida.

Fluxo de Cadência – Particularidades

Quando desenhei meu primeiro fluxo de cadência, tinha bastante dificuldade para saber o número de follow ups ideal a ser realizado e o espaço de tempo entre eles. Essa complicação ocorre pois é dificil encontrar dois mercados semelhantes, logo, devem existir fluxos específicos para cada um deles.

Isso pode parecer uma trivialidade que não merece atenção, mas pense na seguinte situação: a agenda de um diretor de T.I é igual a de um Gerente Financeiro?! Como todos já sabem a resposta, fica fácil explicar a necessidade de criar fluxos diferentes para cada persona, de forma semelhante ao Inbound.

Qual ferramenta utilizar para controlar o fluxo de cadência?

O controle pode ser feito por planilhas ou CRM, mas o meu conselho pessoal é ficar longe do Excel e Google Sheets nessas horas. Sugiro isso por três motivos:

  • Planilhas não te enviam notificações push sobre as atividades a serem realizadas
  • Rapidamente as planilhas estarão saturadas de informação
  • O ideal é centralizar todas as informações no CRM, para acompanhamento do time

Ferramentas como o Pipedrive, Salesforce, Zoho, Agendor e outros cumprem bem essa função.

O CRM é a solução para organizar meus SDRs e Vendedores

A resposta é: também! Só com toda as informações e atividades do lead inseridos no CRM que é possível para o gestor acompanhar se os processos de fato estão sendo cumpridos como deveriam e se a agenda de todos está em dia, além de facilitar o acesso a relatórios e inúmeras outras vantagens que planilhas não oferecem de forma nativa.

Muitas empresas possuem dificuldade de inserir os seus vendedores nessas novas ferramentas, mas lembre-se, várias medidas podem ser tomadas para auxiliar em momentos como esses. Desde atrelar a comissão ao preenchimento do CRM até buscar profissionais com menos experiência e vícios de mercado.

Deve fazer parte da cultura da empresa cobrar que o time de Outbound inteiro seja organizado e abrir mão disso é abraçar fortemente a possibilidade de fracasso!

Para conhecer mais sobre prospecção, leia nosso post sobre o Porspector aqui.

E sua empresa, como está montando a agenda de vendas e fluxo de cadência? Se está com dificuldade para montar uma rotina de vendas que motive o seu time, entre em contato com o nosso time de consultoria que iremos lhe auxiliar!